Contratación electrónica, ventajas y desventajas

La gestión electrónica de los procedimientos de compra y suministro es un concepto reciente, pero que recibe una respuesta favorable de muchos usuarios de la herramienta de Internet.

Si quiere ganar eficiencia para potenciar la productividad de su negocio, no dude en utilizarlo. De hecho, vender o comprar productos a través de Internet ahorra tiempo y dinero. Sin embargo, si este proceso tiene muchas ventajas, ¿podemos decir que está libre de cualquier reproche? Veamos todo esto en detalle.

Las principales ventajas de establecer procedimientos de contratación electrónica

La primera ventaja de este procedimiento de compra radica en el ahorro que se obtiene durante las transacciones de su empresa. La contratación electrónica contribuye a reducir los costos asociados con las transacciones comerciales entre usted y sus proveedores, lo que le permite ahorrar dinero a nivel financiero. Además, la centralización de pedidos le permite mejorar sus procedimientos de gestión de compras. La consecuencia es la mejora de la calidad del departamento de compras y una mejor productividad de los agentes adscritos a este departamento que, además, se benefician de un ahorro de tiempo nada despreciable.

La independencia comercial es otra ventaja de la contratación electrónica . Con este proceso, los compradores quedan excluidos de las transacciones que deben realizar a diario. Por lo tanto, pueden concentrarse mejor en su negocio real, a saber, la elección de proveedores y la obtención de los mejores precios. Una de las misiones de los proveedores es crear un catálogo electrónico que presente los productos disponibles en stock. El precio de cada producto y los descuentos se pueden negociar. La otra misión del proveedor es apoyar al usuario, a través del asesoramiento, cuando este último busca productos no referenciados.

Las desventajas de la contratación electrónica

Para implementar los procedimientos de contratación electrónica en su empresa, un estudio detenido de los procedimientos de compra vigentes en cada departamento es un requisito previo. Debe ir seguida de la identificación de los agentes que operan en los diferentes servicios. Tómese el tiempo para consultarlos en cada etapa del proyecto. La identificación de las partes interesadas en la cadena de suministro es otro paso importante. Pueden ser compradores, gestores de pedidos o agentes financieros. Tener en cuenta sus hábitos de trabajo y sus opiniones evitará que despierte el desinterés por su parte, frente a la herramienta de gestión de los procedimientos de compra electrónica en preparación.

Las limitaciones impuestas por esta herramienta de trabajo son otra limitación de la contratación electrónica. El software de contratación electrónica se caracteriza por sus sistemas de flujo de trabajo. Concretamente, se trata de un conjunto de procedimientos que, a la larga, pueden resultar restrictivos para sus agentes. Además, una base de datos permite que el sistema registre automáticamente las acciones realizadas por el agente, lo que agrega presión adicional sobre el margen de error. Otra limitación se aplica a los proveedores. Esto implica adaptar su herramienta de contratación electrónica a la herramienta de gestión de pedidos del cliente. Para ello, este último deberá optar por la creación de un catálogo electrónico destinado a los clientes.

Crear una interconexión entre compradores y proveedores.

Los procedimientos más restrictivos suelen ser el lote de los proyectos de contratación electrónica a gran escala. Una implicación entre usuarios y proveedores puede ser una solución a tales contingencias. Jean Paul Luciani es Director de Proyectos en Open. Para este especialista, “hay que comprender todos los procesos de compra y los detalles de una transacción. También debemos convencer a los futuros usuarios de la utilidad del sistema ”. Esto implica un cambio en los hábitos laborales, aunque solo tengamos en cuenta los flujos de trabajo. “El pedido más pequeño es visible para todos y el gasto más pequeño se incluye en la base de datos del software”, explica.

Sin embargo, las realidades de la contratación electrónica difieren de una empresa a otra. Es por ello que las editoriales desarrollan soluciones personalizadas para dar una respuesta adecuada a las necesidades de cada empresa. Eric Hirlimann es director de sistemas de información en el hospital René Huguenin en saint cloud. Este último utiliza la plataforma Arialys para realizar pedidos de compra de equipos informáticos. “Gasto”, dice, “alrededor de 600.000 euros al año, de los cuales entre el 5 y el 20% corresponde a PC. Arialys tiene acceso a un gran número de proveedores cuyos productos están muy bien referenciados en los catálogos disponibles en el sitio. »

Es cierto que este director aún no ha logrado extender el uso de los procedimientos de contratación electrónica en toda su estructura, pero no está muy lejos de hacerlo. “La contratación electrónica se extenderá a todo el centro”, dice, “cuando estemos equipados con software especializado con un mecanismo de flujo de trabajo. Schlumberger, por su parte, utiliza el sistema de compras Commerce One. “Pedir una pieza en papel nos costó entre 90 y 130 euros, sin incluir los gastos de envío y los errores de entrada”, explica un ex gerente de cajas. C1.Net se ha convertido en el lugar para reunirse, discutir y establecer asociaciones entre Schlumberger y sus proveedores. Este uso permitió a la multinacional declarar recientemente una facturación de 1.500 millones de euros.