Comment fonctionne un logiciel ERP au juste ? Explications étape par étape

Les entreprises modernes génèrent une quantité importante de données provenant de diverses sources. Cependant, pour gérer de manière effective ces données, elles ont besoin d’employer une ou plusieurs solutions sophistiquées et intégrées, telles que les logiciels ERP. En effet, les solutions ERP permettent aux entreprises de faire une gestion efficace et productive des données. Dans la suite de cet article, vous allez voir comment fonctionne le logiciel ERP et explorer les différentes étapes clés du fonctionnement d’un outil ERP.

Définition d’un logiciel ERP

Développé dans les années 90′ pour aider les entreprises à gérer leurs ressources efficacement, le logiciel ERP professionnel était conçu pour automatiser les tâches comptables et financières. Avec le temps, il a connu une évolution incluant de nouvelles fonctionnalités plus complexes.

Un logiciel ERP aujourd’hui est une solution de gestion d’entreprise qui permet de collecter, intégrer et d’analyser des données venant de diverses sources pour offrir une vue d’ensemble sur les activités de l’entreprise. Le ERP signifie simplement : Entreprise Ressource Planning. En effet, ce logiciel est conçu pour optimiser les processus métier, améliorer la collaboration et la prise de décision, puis renforcer la compétitivité de l’entreprise. On distingue plusieurs logiciels de type ERP :

• L’ERP de type généraliste ;
• L’ERP de type spécialisé ;
• L’ERP de type open source ;
• L’ERP de type Saas ou cloud.

Aussi, il est important de notifier que le logiciel ERP est un outil qui propose des modules comme :

• La gestion comptable et financière ;
• La gestion des stocks ;
• La gestion des ressources humaines ;
• La gestion des fournisseurs ;
• La gestion des ventes ;
• La gestion des distributions ;
• La gestion de l’e-commerce.

Comment fonctionne le logiciel ERP ?

Le logiciel de gestion ERP est un système qui regroupe de nombreuses applications pour la gestion des activités opérationnelles et administratives des entreprises. En effet, son fonctionnement se traduit par la corrélation des différents départements d’une entreprise. Cela se fait en plusieurs étapes distinctes et permet d’avoir une vue d’ensemble sur toutes les données de l’entreprise.

Collecte de données : première étape de fonctionnement d’un logiciel ERP

La collecte de données consiste à rassembler des informations provenant des différentes sources telles que les systèmes de gestion de stock, les systèmes de gestion de la chaîne d’approvisionnement, les systèmes de gestion des ressources humaines, les systèmes de comptabilité, les systèmes de vente et de marketing.

Cependant, la collecte de ces données ne se fait pas sans l’implication d’autres outils. Le logiciel ERP ou PGI (Progiciel de Gestion intégrée), utilise des outils comme :

• Les interfaces d’importation de données ;
• Les API ;
• Les outils d’extraction et de transformation de données ;
• Les outils de collecte de données en temps réel.

L’objectif de la collecte de données est de rassembler toutes les informations nécessaires à la prise de décision. Toutefois, les informations collectées doivent être précises, complètes et à jour pour garantir une analyse précise.

Traitement de données : deuxième étape de fonctionnement d’un logiciel ERP

Une fois les informations collectées, l’étape qui s’ensuit est celle du traitement de données. En effet, après avoir rassemblé les informations, le logiciel ERP permet ensuite de procéder à :

• La validation des données ;
• La normalisation des données ;
• La transformation des données ;
• La déduplication des données.

Néanmoins, cette étape requiert des outils de traitement de données comme les algorithmes de validation de données, les algorithmes de normalisation de données ainsi que les algorithmes de transformation de données et de déduplication de données.

Le but de cette étape est de s’assurer de la fiabilité et de la cohérence des données collectées. Cette étape est importante pour garantir que les données peuvent être utilisées de manière efficace dans l’étape suivante qu’est l’intégration des données.

Intégration de données : troisième étape de fonctionnement d’un logiciel ERP

Cette étape consiste en la fusion des informations collectées auprès des différentes sources pour créer une vue d’ensemble des activités de l’entreprise. Des outils spécifiques sont nécessaires au cours de cette étape. Entre autres, il y a, les outils d’intégration de données, les outils d’analyse de données ainsi que les outils de modélisation de données.

L’objection de l’intégration des données est de fournir une vue d’ensemble sur les activités de l’entreprise pour faciliter la prise de décision. Aussi faut-il ajouter que les données doivent être intégrées de manière à permettre une analyse en temps réel et offrir des informations exploitables aux décideurs.

Analyse de données : quatrième et dernière étape de fonctionnement d’un logiciel ERP

Ici, l’exercice consiste à utiliser les données recueillies et les intégrer pour identifier les tendances, les problèmes et les opportunités de l’entreprise. Pour ce fait, les outils d’analyse de données, les outils de business intelligence, les outils de modélisation de données et les outils de visualisation de données sont requis.

Dans ce contexte, l’objectif est de sortir aux décideurs des informations nécessaires permettant de prendre des décisions éclairées. En outre, l’analyse de données permet également de voir les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent un problème majeur et de trouver le moyen pour pallier cela. Chacune de ces étapes est indispensable pour s’assurer que les données collectées sont belles et bien précises et peuvent être utilisées pour prendre des décisions éclairées.

Prêt à utiliser un logiciel ERP dans votre entreprise ?

L’utilisation d’un logiciel ERP pour votre entreprise peut être une excellente occasion de rationaliser les opérations et de mieux comprendre la façon dont les données sont gérées. Avec un logiciel ERP, les entreprises seront en mesure d’automatiser et de stocker de grandes quantités de données tout en fournissant simultanément des aperçus et des analyses clés. En outre, la mise en œuvre d’un système ERP aide les sociétés à effectuer la planification financière, la budgétisation et les prévisions, ainsi que la gestion des stocks et la gestion de la relation client. En prime, les logiciels ERP facilitent également les tâches liées aux ressources humaines, comme le traitement de la paie, la planification des employés et les activités de recrutement. En utilisant un système ERP, les entreprises sont sûres d’améliorer leur efficacité, leur productivité et leur rentabilité globales. Dans l’ensemble, il est clair qu’investir dans une solution de planification des ressources de l’entreprise est une décision judicieuse pour toute entreprise moderne afin d’assurer son succès futur grâce à des capacités d’analyse des données améliorées. Pensez donc à explorer les avantages de l’utilisation d’un logiciel ERP dès aujourd’hui !