Connect with us

Ressources

L’e-procurement, avantages vs inconvénients

Publié

-

e-procurement avantages inconvenients

La gestion électronique des procédures d’achats et d’approvisionnements est une notion récente, mais qui reçoit un écho favorable auprès de nombreux utilisateurs de l’outil internet.

Si vous souhaitez gagner en efficacité afin de booster la productivité de votre entreprise, n’hésitez pas à vous en servir. En effet, vendre ou acheter des marchandises via internet permet de gagner du temps et de l’argent. Toutefois, si ce procédé comporte de nombreux avantages peut-on dire qu’il est exempt de tout reproche ? Voyons tout cela dans le détail.

Les principaux avantages de la mise en place des procédures d’e-procurement

Le premier avantage de cette procédure d’achat réside sur les économies réalisées durant les transactions de votre entreprise. L’e-procurement contribue à une diminution des coûts liés aux transactions commerciales entre vous et vos fournisseurs, ce qui vous permet de réaliser des économies, au plan financier. En outre, la centralisation des commandes vous permet d’améliorer vos procédures de gestion des achats. La conséquence, c’est l’amélioration de la qualité du service achat et une meilleure productivité des agents affectés à ce service qui, en plus, bénéficient d’un gain de temps non négligeable.

L’indépendance commerciale est un autre avantage de l’e-procurement. Avec ce procédé, les acheteurs sont exclus des transactions qu’ils doivent réaliser de façon quotidienne. Ils peuvent donc mieux se concentrer sur leur vrai métier à savoir, le choix des fournisseurs et l’obtention des meilleurs prix. L’une des missions des fournisseurs consiste à réaliser un catalogue électronique présentant les produits disponibles en stock. Le prix de chaque produit et les remises éventuelles peuvent être négociés. L’autre mission du fournisseur est d’accompagner l’utilisateur, à travers des conseils, quand ce dernier recherche des produits non référencés.

Les inconvénients de l’e-procurement

Pour implémenter des procédures d’e-procurement dans votre entreprise, une étude minutieuse des procédures d’achats en vigueur dans chaque service est un préalable. Elle doit être suivie de l’identification des agents opérant dans les différents services. Prenez le temps de les consulter à chaque étape du projet. L’identification des intervenants de la chaîne des approvisionnements est une autre étape importante. Il peut s’agir des acheteurs, des responsables chargés des commandes ou des acteurs financiers. La prise en compte de leurs habitudes de travail et de leurs avis vous évitera de susciter un désintérêt de leur part, vis-à-vis de l’outil de gestion des procédures d’e-achat en préparation.

Les contraintes imposées par cet outil de travail sont une autre limite de l’e-procurement. Les logiciels d’e-procurement se caractérisent par leurs systèmes de workflow. Il s’agit concrètement d’un ensemble de procédures qui, à la longue, peuvent s’avérer contraignantes pour vos agents. Par ailleurs, une base de données permet au système d’enregistrer automatiquement les actions effectuées par l’agent, ce qui ajoute une pression supplémentaire relativement à la marge d’erreur. Une autre contrainte s’applique aux fournisseurs. Il s’agit d’adapter son outil d’e-procurement à l’outil de gestion des commandes du client. Pour se faire, ce dernier doit opter pour la création d’un catalogue électronique destiné à la clientèle.

Créer une interconnexion entre acheteurs et fournisseurs

Les procédures plus contraignantes sont souvent le lot des projets d’e-procurement de grande ampleur. Une implication entre utilisateurs et fournisseurs peut être une solution face à de telles contingences. Jean Paul Luciani est directeur des projets chez Open. Pour ce spécialiste, « il faut comprendre tous les processus d’achats et les détails d’une transaction. Il faut aussi convaincre les futurs utilisateurs de l’utilité du système ». Cela implique un changement d’habitudes de travail, même si on prend en compte uniquement les workflows. « La moindre commande est visible par tout le monde et la moindre dépense est répertoriée dans la base de données du logiciel », précise-t-il.

Cependant, les réalités de l’e-procurement diffèrent d’une entreprise à l’autre. C’est pourquoi les éditeurs mettent au point des solutions personnalisées afin d’apporter une réponse appropriée aux besoins de chaque entreprise. Eric Hirlimann est directeur des systèmes d’information à l’hôpital René Huguenin de saint cloud. Ce dernier utilise la plateforme Arialys pour passer ses commandes d’achats en matériel informatique. « Je dépense, dit-il, environ 600 000 euros par an, dont 5 à 20 % concernent les PC. Arialys a accès à un grand nombre de fournisseurs dont les produits sont très bien référencés dans les catalogues disponibles sur le site. »

Certes, ce directeur n’a pas encore réussi à étendre l’utilisation des procédures d’e-procurement dans toute sa structure, mais il n’en est pas très éloigné. « L’e-procurement sera étendu à tout le centre, dit-il, lorsque nous serons équipés d’un logiciel spécialisé doté d’un mécanisme de workflow. Schlumberger pour sa part utilise le système d’achat de Commerce One. “La commande d’une pièce sur papier nous coûtait entre 90 et 130 euros, sans compter les frais d’envoi et les erreurs de saisie”, explique un ancien cadre de la boîte. C1.Net est devenu le lieu de rencontre, d’échanges et de mise en place des partenariats entre Schlumberger et ses fournisseurs. Cette utilisation a permis à la multinationale de déclarer dernièrement un chiffre d’affaires de 1,5 milliard d’euros.

 

Publicité
Laisser un commentaire

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Newsletter


Publicité

Top of the month