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Informatique

Logiciel GED : un outil indispensable pour votre entreprise

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elo

La dématérialisation des documents exige l’usage d’un logiciel GED dans les entreprises. Aimeriez-vous en savoir davantage ? Cet article explique comment.

Comment choisir le bon logiciel GED pour son entreprise ?

Un logiciel GED est une réponse efficace aux besoins de dématérialisation, de numérisation et de gestion des documents au sein d’une entreprise.

Bien qu’il soit un terme déjà galvaudé et un outil à la disposition de tous, il en existe de diverses sortes et bien des éléments sont à considérer lors de son acquisition.

Cet article présente les avantages d’un logiciel GED et les critères pour un choix idéal.

Logiciel GED : principe et avantages

Un logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED) est un système permettant aux entreprises de mieux gérer tous les documents liés à leur existence et à leur fonctionnement.

Ainsi, qu’il s’agisse de factures, de courriers, de contrats ou de documents liés aux diverses branches de fonctionnement de l’entreprise, le logiciel se révèle capable de tout numériser et structurer.

Principe

Un logiciel GED fonctionne selon un principe unique : indexer et classer les fichiers. Cela est possible par le biais de l’arborescence dynamique et intelligente qui lui est intégrée. Ainsi, le logiciel se charge d’organiser et de simplifier l’environnement documentaire de l’entreprise.

Avantages

La gestion électronique de documents procure de multiples avantages à l’entreprise qui s’en sert. En effet, elle s’avère utile dans :

  • La réception ;
  • L’enregistrement ;
  • La classification ;
  • La sauvegarde ;
  • La diffusion ;
  • Le partage ;
  • La recherche de tous les documents d’une entreprise.

En outre, il existe d’autres privilèges liés au choix d’un logiciel GED. On distingue notamment la capacité de vérification, de validation et de sécurisation des documents.

Les critères de choix idéal

Comme énoncé plus haut, il existe une variété de logiciels destinés à la gestion électronique des documents. Néanmoins, on les classe en deux grandes catégories que sont les logiciels open source et les logiciels en mode SAAS.

Bien que les logiciels en mode SAAS soient les plus prisés sur le marché, il faut tenir compte de certains éléments avant de choisir celui qu’il faut pour son entreprise.

Les fonctionnalités souhaitées

Les rôles qu’aura à jouer le logiciel pour votre entreprise ne sont pas les mêmes que ceux qu’il jouera pour une autre entreprise. Ainsi, il faut définir sur la base de l’existant, les besoins et les objectifs. Cela servira à élaborer le cahier des charges affiliées au logiciel GED.

La sécurité

La sécurité des données de l’entreprise reste la première préoccupation des concepteurs et doit également être la vôtre lors de l’achat. Cela revient à vérifier la disponibilité au sein du logiciel des options sécuritaires dont vous avez besoin pour votre entreprise.

La facilité d’usage

Prendre en compte la facilité d’usage du logiciel lors de l’achat revient à considérer le caractère simple et intuitif du logiciel en ce qui concerne sa prise en main par vos collaborateurs. À cela s’ajoutent la compatibilité avec votre système informatique et la flexibilité face aux évolutions.

L’accessibilité

La manière d’accéder à la solution GED est aussi un aspect à prendre en compte. C’est une option qui ne pose généralement pas de problème avec les logiciels en mode SAAS, mais il ne faut tout de même pas négliger le stockage des données et il importe de savoir où se situe la base.

Le coût

Avant-dernier aspect, le coût du logiciel est à prendre en compte en ayant à l’esprit qu’il s’agit d’un investissement. Au coût d’achat s’ajoutent les dépenses inhérentes au stockage et aux mises à jour.

La durée

Pour finir, il importe de faire attention à la durée de vie de l’éditeur de logiciels auprès

 

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