{"id":236401,"date":"2022-06-07T22:00:10","date_gmt":"2022-06-07T20:00:10","guid":{"rendered":"https:\/\/startup.info\/?p=236401"},"modified":"2024-04-22T09:42:21","modified_gmt":"2024-04-22T07:42:21","slug":"comment-fonctionne-la-ged-gestion-electronique-des-documents","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/startup.info\/fr\/comment-fonctionne-la-ged-gestion-electronique-des-documents\/","title":{"rendered":"Comment fonctionne la GED (Gestion \u00e9lectronique des documents)"},"content":{"rendered":"<p>Dans les entreprises comme dans les autres secteurs de la vie quotidienne, le digital gagne de plus en plus de terrain. Gr\u00e2ce aux logiciels de gestion \u00e9lectronique des documents, il est d\u00e9sormais possible de stocker, d\u2019archiver et de g\u00e9rer facilement en groupe les documents d\u2019une entreprise. D\u00e9couvrez dans cet article le fonctionnement de la GED (gestion \u00e9lectronique des documents).<\/p>\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_84 counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">Table of Contents<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><a href=\"#\" class=\"ez-toc-pull-right ez-toc-btn ez-toc-btn-xs ez-toc-btn-default ez-toc-toggle\" aria-label=\"Toggle Table of Content\"><span class=\"ez-toc-js-icon-con\"><span class=\"\"><span class=\"eztoc-hide\" style=\"display:none;\">Toggle<\/span><span class=\"ez-toc-icon-toggle-span\"><svg style=\"fill: #999;color:#999\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" class=\"list-377408\" width=\"20px\" height=\"20px\" viewBox=\"0 0 24 24\" fill=\"none\"><path d=\"M6 6H4v2h2V6zm14 0H8v2h12V6zM4 11h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2zM4 16h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2z\" fill=\"currentColor\"><\/path><\/svg><svg style=\"fill: #999;color:#999\" class=\"arrow-unsorted-368013\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"10px\" height=\"10px\" viewBox=\"0 0 24 24\" version=\"1.2\" baseProfile=\"tiny\"><path d=\"M18.2 9.3l-6.2-6.3-6.2 6.3c-.2.2-.3.4-.3.7s.1.5.3.7c.2.2.4.3.7.3h11c.3 0 .5-.1.7-.3.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7zM5.8 14.7l6.2 6.3 6.2-6.3c.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7c-.2-.2-.4-.3-.7-.3h-11c-.3 0-.5.1-.7.3-.2.2-.3.5-.3.7s.1.5.3.7z\"\/><\/svg><\/span><\/span><\/span><\/a><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/startup.info\/fr\/comment-fonctionne-la-ged-gestion-electronique-des-documents\/#Quest-ce_que_la_GED\" >Qu\u2019est-ce que la GED ?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/startup.info\/fr\/comment-fonctionne-la-ged-gestion-electronique-des-documents\/#LAD-RAD_Lecture_Automatique_Documentaire-Reconnaissance_Automatique_Documentaire\" >LAD-RAD (Lecture Automatique Documentaire-Reconnaissance Automatique Documentaire)<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/startup.info\/fr\/comment-fonctionne-la-ged-gestion-electronique-des-documents\/#OCR\" >OCR<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/startup.info\/fr\/comment-fonctionne-la-ged-gestion-electronique-des-documents\/#Quelles_sont_les_etapes_de_fonctionnement_dune_Gestion_Electronique_des_Documents\" >Quelles sont les \u00e9tapes de fonctionnement d\u2019une Gestion Electronique des Documents ?<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/startup.info\/fr\/comment-fonctionne-la-ged-gestion-electronique-des-documents\/#Lacquisition_des_documents_et_des_donnees\" >L\u2019acquisition des documents et des donn\u00e9es<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/startup.info\/fr\/comment-fonctionne-la-ged-gestion-electronique-des-documents\/#Le_stockage_des_documents_et_des_donnees_dans_le_systeme_de_la_GED\" >Le stockage des documents et des donn\u00e9es dans le syst\u00e8me de la GED<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/startup.info\/fr\/comment-fonctionne-la-ged-gestion-electronique-des-documents\/#La_gestion_des_documents_et_des_donnees\" >La gestion des documents et des donn\u00e9es<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/startup.info\/fr\/comment-fonctionne-la-ged-gestion-electronique-des-documents\/#La_diffusion\" >La diffusion<\/a><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Quest-ce_que_la_GED\"><\/span>Qu\u2019est-ce que la GED ?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>La Gestion Electronique des Documents (GED) est encore connue en anglais sous le nom de \u00ab Document Management System \u00bb ou encore \u00ab Electronic Document Management \u00bb. Elle renvoie \u00e0 un ensemble de logiciels dont le but est de stocker, d\u2019organiser et de g\u00e9rer des documents sous forme num\u00e9rique. Au-del\u00e0 de ce but, la plupart des logiciels de gestion \u00e9lectronique des documents ont des fonctionnalit\u00e9s additionnelles telles que :<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"LAD-RAD_Lecture_Automatique_Documentaire-Reconnaissance_Automatique_Documentaire\"><\/span>LAD-RAD (Lecture Automatique Documentaire-Reconnaissance Automatique Documentaire)<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 cette fonction, le logiciel de GED effectue une reconnaissance automatique des documents qui sont class\u00e9s dans sa base. Elle permet \u00e9galement d\u2019extraire des donn\u00e9es sp\u00e9cifiques.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"OCR\"><\/span>OCR<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>C\u2019est cette fonctionnalit\u00e9 int\u00e9gr\u00e9e aux logiciels de GED qui permet d\u2019effectuer des recherches sur l\u2019ensemble des \u00e9l\u00e9ments contenus dans sa base de donn\u00e9es.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Quelles_sont_les_etapes_de_fonctionnement_dune_Gestion_Electronique_des_Documents\"><\/span>Quelles sont les \u00e9tapes de fonctionnement d\u2019une Gestion Electronique des Documents ?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>En effet, <a href=\"https:\/\/digital-solutions.konicaminolta.fr\/offre\/logiciel-de-gestion-documentaire-ged\/\" rel=\"nofollow noopener\" target=\"_blank\">le fonctionnement de la GED<\/a> se fait suivant quatre \u00e9tapes. Entre autres, vous avez :<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Lacquisition_des_documents_et_des_donnees\"><\/span>L\u2019acquisition des documents et des donn\u00e9es<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>L\u2019int\u00e9gration de tout document dans la GED n\u00e9cessite une digitalisation de ce dernier. Et pour la faire, plusieurs possibilit\u00e9s existent. Les plus courantes sont :<\/p>\n<ul>\n<li>La d\u00e9mat\u00e9rialisation du document papier\u00a0: elle consiste \u00e0 utiliser les logiciels, les applications ou les outils informatiques ad\u00e9quats pour cr\u00e9er une version num\u00e9rique du document papier.<\/li>\n<li>La cr\u00e9ation du document en fichier num\u00e9rique original\u00a0: cette possibilit\u00e9 est la plus en vogue \u00e0 l\u2019\u00e8re du num\u00e9rique. En effet, ici, le document est cr\u00e9\u00e9 directement en fichier digital et donc peut directement \u00eatre int\u00e9gr\u00e9 au syst\u00e8me de la GED sans aucune conversion ou aucun traitement au pr\u00e9alable.<\/li>\n<li>L\u2019int\u00e9gration de documents d\u00e9j\u00e0 existants\u00a0: cette option renvoie \u00e0 la cr\u00e9ation de documents directement \u00e0 l\u2019int\u00e9rieur du syst\u00e8me et de ceux envoy\u00e9s de l\u2019ext\u00e9rieur par partage informatique.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il est possible de trouver d\u2019autres possibilit\u00e9s d\u2019acquisition de documents compatibles au syst\u00e8me de la GED.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Le_stockage_des_documents_et_des_donnees_dans_le_systeme_de_la_GED\"><\/span>Le stockage des documents et des donn\u00e9es dans le syst\u00e8me de la GED<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>D\u00e8s que les documents num\u00e9riques sont int\u00e9gr\u00e9s dans le syst\u00e8me de la GED, celui-ci les stocke en ligne (dans le cas d\u2019une solution SaaS) ou en local (il s\u2019agit dans ce cas d\u2019une solution en infrastructure on-premise). Dans le premier cas, les utilisateurs du syst\u00e8me de la GED devraient se connecter \u00e0 internet avant d\u2019acc\u00e9der au syst\u00e8me de stockage et d\u2019archivage des documents et des donn\u00e9es. Ils peuvent donc acc\u00e9der au syst\u00e8me depuis n\u2019importe quelle zone g\u00e9ographique d\u00e8s qu\u2019ils ont acc\u00e8s \u00e0 internet. Dans le second cas, les utilisateurs acc\u00e8dent au syst\u00e8me de stockage et d\u2019archivage depuis un serveur local. D\u00e8s qu\u2019ils sont hors de la zone de couverture du serveur, ceux-ci ne pourront pas acc\u00e9der aux contenus.<\/p>\n<p>Apr\u00e8s stockage, le syst\u00e8me de la GED g\u00e8re lui-m\u00eame l\u2019archivage suivant de crit\u00e8res pr\u00e9d\u00e9finis. Il tient compte notamment du type des documents, de leurs volumes, leurs contenus et de la dur\u00e9e de conservation l\u00e9gale. Durant tout le processus, le syst\u00e8me assure la protection de vos documents et donn\u00e9es.<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"La_gestion_des_documents_et_des_donnees\"><\/span>La gestion des documents et des donn\u00e9es<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 son intelligence artificielle et \u00e0 la machine learning dont il est dot\u00e9, le logiciel de la GED passe \u00e0 une classification automatique des documents et donn\u00e9es stock\u00e9s. Il indexe tous les documents afin de faciliter leurs recherches dans le syst\u00e8me.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"La_diffusion\"><\/span>La diffusion<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>La diffusion des contenus du syst\u00e8me de la GED peut \u00eatre \u00e0 l\u2019interne d\u2019une m\u00eame organisation (entre collaborateurs). Elle peut \u00e9galement \u00eatre en dehors de l&rsquo;organisation, notamment gr\u00e2ce au partage d&rsquo;informations ou \u00e0 l\u2019envoi automatique de dossiers. Toutefois, l\u2019option de partage avec des organisations ext\u00e9rieures doit respecter un certain nombre de sc\u00e9narios pr\u00e9\u00e9tablis.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dans les entreprises comme dans les autres secteurs de la vie quotidienne, le digital gagne de plus en plus de terrain. Gr\u00e2ce aux logiciels de gestion \u00e9lectronique des documents, il est d\u00e9sormais possible de stocker, d\u2019archiver et de g\u00e9rer facilement en groupe les documents d\u2019une entreprise. 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