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Prima nota: perché è essenziale nella gestione degli incassi e dei pagamenti

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La digitalizzazione ha portato opportunità fino a non molto tempo fa impensabili per le aziende, soprattutto per quanto riguarda la gestione degli incassi e dei pagamenti: uno degli aspetti essenziali a livello non solo della contabilità ma della produttività.

Tuttavia, la tendenza presente all’interno delle diverse realtà imprenditoriali a utilizzare sistemi ormai superati è qualcosa che purtroppo tende a verificarsi troppo spesso. Molteplici gli strumenti a disposizione, resi più moderni proprio dalle nuove tecnologie.

Basti pensare al fatto che c’è ancora carenza d’informazione riguardo a un tema che appare invece di indubbia importanza, ovvero la redazione della prima nota, il cui utilizzo si rivela quanto mai valido, soprattutto qualora l’impresa si dotasse di software ad hoc.

Se vi state domandando in cosa consiste la prima nota, vi rimandiamo all’approfondimento su prima nota cos’è. In questo articolo ci concentreremo su perché la prima nota risulta così cruciale all’interno della gestione degli incassi e dei pagamenti. Scoprirete che la sua elaborazione permette non solo di risparmiare tempo e denaro, ma anche di implementare il “core business”. Vediamo perché.

Come funziona la gestione degli incassi e dei pagamenti

Partiamo dalla base, ovvero da cosa vuol dire gestire incassi e pagamenti.

Si tratta di quelle procedure che interessano in particolare il flusso di cassa o cash flow, il quale risulta composto da due tipi di movimenti: in entrata, ovvero gli incassi, e in uscita, i pagamenti appunto.

I primi rappresentano gli importi ottenuti tramite vendite, finanziamenti e rendite relative agli investimenti conseguiti dall’azienda. I secondi sono invece le spese che l’impresa si trova ad affrontare, dalle utenze alle attrezzature, fino al pagamento delle materie prime e delle buste paga dei dipendenti.

È bene tenere presente che ogni movimento del cash flow, sia in entrata che in uscita, può avvenire secondo modalità differenti, di cui risulta necessario tenere traccia attraverso strumenti ad hoc. La prima nota è uno di questi nonché tra i più utili e interessanti.

L’impatto della prima nota nella gestione del flusso di cassa

La prima nota, diversamente dal libro giornale, non è obbligatoria per legge ma si rivela molto utile per tenere d’occhio la gestione del cash flow e far sì che l’impresa non si trovi con una liquidità in rosso o comunque a rischio.

Non è altro che una sorta di registro contabile e vede all’interno tracciati i diversi movimenti finanziari.

Aiuta ad avere un quadro finanziario di insieme costantemente aggiornato, mentre a livello pratico permette di redarre in maniera accurata e veloce il libro giornale, un documento che risulta invece richiesto a livello normativo.

La prima nota si trova predisposta dalle aziende secondo molteplici modalità. Sono ancora ampiamente utilizzate quelle manuali o attraverso l’adozione di file excel, soluzioni che presentano tuttavia il rischio di andare incontro a imprecisioni, incongruenze ed errori.

La gestione dei pagamenti e degli incassi, e di conseguenza della prima nota, richiede invece la maggiore accuratezza possibile, vista l’importanza che ha l’aspetto finanziario in tutte le realtà imprenditoriali.

Ecco perché l’adozione di un software di fatturazione con prima nota integrata , da valutare a seconda delle specifiche caratteristiche dell’azienda, si rivela qualcosa capace di fare la differenza.

Si tratta certamente di un investimento iniziale di cui tenere conto i cui effetti, tuttavia, risultano visibili già nel breve periodo.

Questo perché i nuovi programmi per la prima nota risultano semplici dal punto di vista dell’uso, precisi, capaci di portare la probabilità dell’errore prossima allo 0%. In grado di far dormire sonni tranquilli sia agli addetti alla contabilità quanto a chi gestisce l’azienda. 

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