{"id":214439,"date":"2021-12-22T13:22:40","date_gmt":"2021-12-22T12:22:40","guid":{"rendered":"https:\/\/startup.info\/?p=214439"},"modified":"2024-04-22T09:47:02","modified_gmt":"2024-04-22T07:47:02","slug":"dove-archiviare-i-documenti-dei-dipendenti","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/startup.info\/it\/dove-archiviare-i-documenti-dei-dipendenti\/","title":{"rendered":"Dove archiviare i documenti dei dipendenti?"},"content":{"rendered":"<p>Nel corso del tempo, dopo anni di lavoro, \u00e8 normale accumulare buste paga, documenti d\u2019identit\u00e0, certificati, attestati e altri documenti del personale, e diventa sempre pi\u00f9 importante poterli archiviare nel modo pi\u00f9 razionale e comodo possibile affinch\u00e9 sia possibile averlo disponibile al bisogno rapidamente.<\/p>\n<p>Per evitare di ritrovarsi in breve tempo con una pila di carta sulla scrivania o nei cassetti, \u00e8 utile\u00a0archiviare i documenti in modo da averli reperibili quando \u00e8 necessario. Oggi, grazie al concetto della dematerializzazione \u00e8 possibile affidarsi a <strong>strumenti digitali<\/strong> e alternativi alla carta che permettono di conservare tutto perfettamente a norma di legge.<\/p>\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_82_2 counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">Table of Contents<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><a href=\"#\" class=\"ez-toc-pull-right ez-toc-btn ez-toc-btn-xs ez-toc-btn-default ez-toc-toggle\" aria-label=\"Toggle Table of Content\"><span class=\"ez-toc-js-icon-con\"><span class=\"\"><span class=\"eztoc-hide\" style=\"display:none;\">Toggle<\/span><span class=\"ez-toc-icon-toggle-span\"><svg style=\"fill: #999;color:#999\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" class=\"list-377408\" width=\"20px\" height=\"20px\" viewBox=\"0 0 24 24\" fill=\"none\"><path d=\"M6 6H4v2h2V6zm14 0H8v2h12V6zM4 11h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2zM4 16h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2z\" fill=\"currentColor\"><\/path><\/svg><svg style=\"fill: #999;color:#999\" class=\"arrow-unsorted-368013\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"10px\" height=\"10px\" viewBox=\"0 0 24 24\" version=\"1.2\" baseProfile=\"tiny\"><path d=\"M18.2 9.3l-6.2-6.3-6.2 6.3c-.2.2-.3.4-.3.7s.1.5.3.7c.2.2.4.3.7.3h11c.3 0 .5-.1.7-.3.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7zM5.8 14.7l6.2 6.3 6.2-6.3c.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7c-.2-.2-.4-.3-.7-.3h-11c-.3 0-.5.1-.7.3-.2.2-.3.5-.3.7s.1.5.3.7z\"\/><\/svg><\/span><\/span><\/span><\/a><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/startup.info\/it\/dove-archiviare-i-documenti-dei-dipendenti\/#Dove_archiviare_i_documenti\" >Dove archiviare i documenti?<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/startup.info\/it\/dove-archiviare-i-documenti-dei-dipendenti\/#_1_Archivio_Cartaceo\" >\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a01. Archivio Cartaceo<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/startup.info\/it\/dove-archiviare-i-documenti-dei-dipendenti\/#_2_Cloud\" >\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a02. Cloud<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/startup.info\/it\/dove-archiviare-i-documenti-dei-dipendenti\/#_3_Software_per_la_gestione_documentale\" >\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a03. Software per la gestione documentale<\/a><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Dove_archiviare_i_documenti\"><\/span><strong>Dove archiviare i documenti?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Prima di tutto \u00e8 necessario ricordare come la gestione documentale e la successiva conservazione sostitutiva o archiviazione, che sia essa cartacea o digitale, necessitino di tempo e precisione per organizzare i documenti. Inoltre, \u00e8 fondamentale verificare che, a prescindere dallo strumento, i <a href=\"https:\/\/startup.info\/it\/4-suggerimenti-per-una-gestione-efficiente-dei-dati\/\">dati<\/a> e le informazioni aziendali rimangano riservati e archiviati in modo sicuro, protetto e non accessibile a estranei.<\/p>\n<p>Insomma, archiviare i documenti e le informazioni \u00e8 un\u2019azione che richiede un certo impegno e, pi\u00f9 tempo si dedica in fase di preparazione e di organizzazione meno tempo sar\u00e0 necessario in un secondo momento per recuperare dati o catalogare nuovi documenti.<\/p>\n<p>Scopriamo allora quali strategie e strumenti \u00e8 necessario conoscere per ottimizzare e rendere pi\u00f9 efficiente questa mansione.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"_1_Archivio_Cartaceo\"><\/span><strong>\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a01. Archivio Cartaceo<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Come abbiamo gi\u00e0 detto, \u00e8 possibile creare un archivio cartaceo dove immagazzinare tutti i documenti prodotti ma in questo modo ci ritroveremmo con pile di documenti: un tempo esistevano vere e proprie sale archivio dove custodire i documenti con il rischio di perderli a causa dell\u2019usura. In questo modo inoltre si perdono i vantaggi che offre la tecnologia come la riduzione dell\u2019uso della carta e dei costi, la necessit\u00e0 di minor spazio fisico per l\u2019archiviazione, la rapida reperibilit\u00e0 dei documenti oltre che la sicurezza della conservazione digitale.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"_2_Cloud\"><\/span><strong>\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a02. Cloud <\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Un\u2019alternativa \u00e8 quella di archiviare documenti su un cloud dedicato, cio\u00e8 una\u00a0<strong>piattaforma online dove poter salvare i dati sui server aziendali<\/strong>.<\/p>\n<p>In questo modo \u00e8 possibile reperire i dati rapidamente dove e quando vogliamo semplicemente collegandoci alla rete internet da un dispositivo come tablet, computer o cellulare aziendale.<\/p>\n<p>Alcune aziende utilizzano soluzioni ad hoc o server propri, altri si affidano a cloud come Google o Microsoft.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"_3_Software_per_la_gestione_documentale\"><\/span><strong>\u00a0 \u00a0 \u00a0 \u00a03. Software per la gestione documentale<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Se state pensando quindi <a href=\"https:\/\/www.fluida.io\/documenti\" rel=\"nofollow noopener\" target=\"_blank\">come archiviare i documenti<\/a>, \u00e8 efficace l\u2019utilizzo di un software per la gestione documentale specifico ovvero un sistema informatico apposito dedicato alla gestione, archiviazione ed eventuale condivisione di documenti e file tra i dipendenti, le risorse umane e l\u2019amministrazione aziendale.<\/p>\n<p>Un sistema di gestione documenti consente di ottimizzare tempi, costi e spazi di un\u2019attivit\u00e0 aziendale necessaria ma che pu\u00f2 sottrarre molte risorse ed energie ai dipendenti e all\u2019amministrazione; grazie a questi software, spesso utilizzabili sia da desktop che tramite app dedicata, avremo uno strumento semplice, immediato e integrato con lo smartphone e il computer per ricevere notifiche e caricare file con un clic.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Nel corso del tempo, dopo anni di lavoro, \u00e8 normale accumulare buste paga, documenti d\u2019identit\u00e0, certificati, attestati e altri documenti del personale, e diventa sempre pi\u00f9 importante poterli archiviare nel modo pi\u00f9 razionale e comodo possibile affinch\u00e9 sia possibile averlo disponibile al bisogno rapidamente. 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