5 errores que debe evitar al configurar la nómina para su empresa

Una de las tareas más esenciales y que requieren más tiempo para administrar su propia pequeña empresa es configurar la nómina y asegurarse de cumplir con todas las regulaciones locales y federales.

Si bien este proceso puede parecer sencillo al principio, es fácil cometer errores en el camino que pueden costarle tiempo y dinero más adelante, especialmente si recién está comenzando y no tiene los conocimientos para lidiar con los problemas de nómina que sube. Aquí hay cinco errores que debe evitar al configurar la nómina para su pequeña empresa, para que pueda cumplir con la ley y asegurarse de que a sus empleados se les pague correctamente en todo momento sin molestias indebidas.

No tener los salarios deducidos en origen

Haga que su software de nómina calcule y tome los impuestos de los cheques de pago de los empleados en la fuente. Esto le ahorra muchos dolores de cabeza porque no tiene que preocuparse por hacer los pagos de impuestos usted mismo y, como resultado, los empleados pueden esperar un pequeño aumento en sus cheques de pago cada mes. También debe asegurarse de que su sistema transfiera automáticamente las contribuciones de los empleados a los planes de pensiones administrados por el gobierno. En la mayoría de los países, estas son contribuciones obligatorias realizadas tanto por empleadores como por empleados. No deducirlos le generará grandes multas, así que hágase un favor y compruebe si existen leyes aplicables o si su proveedor ofrece transferencias automáticas a las cuentas de pensión durante la configuración.

No inscribir empleados en esquemas fiscales

La mayoría de las pequeñas empresas comprenden que los impuestos sobre la nómina son obligatorios por ley. Lo que a veces no se comprende es que los empleadores también son responsables de asegurarse de que los empleados reciban una cobertura de beneficios adecuada, incluidos el Seguro Social, Medicare y el seguro de vida. Puede ayudar a reducir su obligación tributaria inscribiendo empleados elegibles en estos programas de impuestos sobre la nómina, pero es importante ocuparse de ellos rápidamente. Cuanto más espere después de que un empleado haya comenzado a trabajar, más costoso será inscribirlo. Si no establece este tipo de acuerdos desde el principio, podría terminar con fuertes multas y sanciones, y menos efectivo para invertir en su negocio.

No rastrear el horario de los empleados

Incluso si no planea pagar salarios por hora, aún debe realizar un seguimiento del tiempo de sus empleados. Hacer un seguimiento del tiempo que tardan en realizar las tareas es fundamental a la hora de asignar un salario u ofrecer promociones. Además, si un empleado alguna vez presenta una queja por salarios impagos (lo que sucede con frecuencia), saber cuánto tiempo dedicaron a una tarea específica puede ayudarlo a defenderse de estas acusaciones. Puede que no parezca importante ahora, pero el seguimiento del tiempo desde el primer día le ahorrará muchos dolores de cabeza en el futuro.

No establecer recordatorios financieros para obligaciones fiscales

Probablemente sepa que debe realizar pagos de impuestos trimestrales. ¿Pero sabes cuando? Si no es así, familiarícese con sus impuestos estimados (ver más abajo) y evite multas estableciendo recordatorios, ya sea en su calendario o mediante una aplicación. Seguimiento de los gastos comerciales: como propietario de una pequeña empresa, puede deducir la mayoría de sus costos operativos diarios de sus ingresos anuales. Sin embargo, si desea tener alguna esperanza de obtener esa deducción, existen algunas reglas que requieren cumplimiento. Lea sobre ellos antes de fin de año para que pueda ahorrar dinero cuando llegue la época de impuestos. Olvidar los beneficios de los empleados: todos conocemos los planes 401 (k), pero quizás no nos damos cuenta de cómo pueden afectar las deducciones de impuestos sobre la nómina.

Mantener registros en papel en lugar de digitalizarse

Antes de las computadoras, llevar un registro en papel de la nómina era práctico, pero ahora es una molestia innecesaria. Los programas de nómina basados en la nube facilitan todo, desde la gestión de las deducciones y la actualización de las tarifas hasta la distribución de los cheques de pago y la presentación de impuestos. Además, puede acceder a sus registros desde cualquier lugar (su computadora o su teléfono) para que no tenga más miedo de perder un archivo. Mantener registros digitales no solo lo hace más fácil para usted, sino que también crea un historial electrónico que no se perderá si su empresa se muda o si ocurre un desastre natural. Los servicios basados en la nube también envían automáticamente informes y formularios de impuestos directamente a su contador para que no tenga que preocuparse por cumplir con los plazos.

Teniendo un software de nómina onboard resolverá todos sus problemas anteriores y mucho más, dejándole una gran cantidad de tiempo para optimizar más su proceso comercial y concentrarse en el crecimiento en lugar de correr después del trabajo de nómina y recursos humanos.