Importancia del software ERP para las empresas y funcionalidades más utilizadas

La forma en que las empresas trabajan, producen y se gestionan ha cambiado drásticamente en los últimos años. La principal razón de esos cambios está relacionada con la tecnología. Más allá de la mecanización, también con la automatización de procesos gracias al software.

Dentro de las soluciones informáticas de este tipo, el software ERP es uno de los más conocidos y utilizados, tanto así, que sus funciones más importantes son valoradas tanto por las PYMES como por las organizaciones multinacionales.

Gestión financiera y contabilidad

Un software ERP va mucho más allá de ser un software de contabilidad, sino que la contabilidad y la gestión financiera representan solo uno de los tantos módulos que incorporan. Y es que la relación que las empresas tengan con sus finanzas es lo que permitirá que estas puedan crecer o tomar mejores decisiones en todo momento. Para ello se requiere de una correcta gestión.

Por eso, un software ERP de calidad puede proporcionar toda la información financiera de la empresa, incluso de cada departamento productivo, pero en una forma centralizada, para poder conocer los ingresos, gastos, cuentas por cobrar y pagar, reportes financieros y demás, de un solo vistazo y con la comodidad que eso puede ofrecer a los directivos.

Entre las funcionalidades más utilizadas de estos módulos financieros pudieran detallarse los de:

• Facturación.
• Conciliación bancaria.
• Gestión de impuestos.
• Generación de estados financieros.
• Control en tiempo real del presupuesto.

Además, gracias a la automatización de procesos contables que ofrecen dichas soluciones informáticas, será mucho más fácil tener datos precisos y en tiempo real, tomar decisiones basadas en datos financieros y no en especulaciones, y cumplir con las normativas vigentes en finanzas e impuestos.

Gestión y planificación de mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo es junto al mantenimiento predictivo, dos de las soluciones más eficaces que un software de ERP puede brindar a las empresas. Desde luego, se trata de un módulo indispensable para las fábricas y demás empresas que tienen mucha maquinaria trabajando día a día, pero desde una perspectiva general, es una funcionalidad excelente.

Y lo es porque permite planificar y ejecutar tareas de mantenimiento de manera proactiva, reduciendo el tiempo de inactividad de los equipos y prolongando su vida útil. Esto se traduce para las empresas en una reducción notable de los costes de mantenimiento, en un aumento considerable de la disponibilidad de la maquinaria para las jornadas laborales, así como también una sensación de seguridad para con la infraestructura y los trabajadores que siempre es bueno resaltar también.

Los módulos de mantenimiento suelen ofrecer funcionalidades como:

• Planificación de tareas de mantenimiento.
• Gestión de activos.
• Control de inventario de repuestos.
• Generación de informes de rendimiento de cada maquinaria.

Con toda esta información, será mucho más fácil realizar revisiones periódicas a cada maquinaria, incluso planificando para no coincidir con los horarios de máxima utilización de las mismas.

Gestión de inventario

Uno de los módulos poco conocidos dentro de un software ERP, pero que tiene una utilidad general que va más allá del mundo comercial, es el de gestión de inventario. De forma resumida, lo que permite a las empresas es poder reducir sus costes de inventario, mejorar la precisión de los datos y optimizar la cadena de suministro.

En detalle, las funcionalidades que se suelen encontrar en un módulo de gestión de inventario de un software ERP son los de control de stock, seguimiento de movimientos de inventario, gestión de ubicaciones y planificación de reabastecimiento, si bien todo dependerá siempre del proveedor de software que tenga cada empresa.

Y si bien suele ser un módulo asociado a las tiendas minoristas o mayoristas, su utilidad es general. Primero, porque permite llevar un control preciso de los niveles de inventario, evitando roturas de stock o excesos de inventario. Y en segundo lugar, porque sin duda facilita la planificación de la producción y optimiza la gestión de la cadena de suministro.