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Ciencias de la Computación

Software EDM: una herramienta imprescindible para su negocio

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La desmaterialización de documentos requiere el uso de software EDM en las empresas. ¿Le gustaría saber más? Este artículo explica cómo.

¿Cómo elegir el software de electroerosión adecuado para su negocio?

El software EDM es una respuesta eficaz a las necesidades de desmaterialización, digitalización y gestión de documentos dentro de una empresa.

Aunque es un término ya sobreutilizado y una herramienta al alcance de todos, existen varios tipos y muchos elementos deben tenerse en cuenta a la hora de adquirirlo.

Este artículo presenta las ventajas del software EDM y los criterios para una elección ideal.

Software de electroerosión: principio y ventajas

El software de Gestión de Documentos Electrónicos (EDM) es un sistema que permite a las empresas gestionar mejor todos los documentos relacionados con su existencia y funcionamiento.

Así, ya sean facturas, cartas, contratos o documentos relacionados con las distintas ramas de funcionamiento de la empresa, el software demuestra ser capaz de digitalizar y estructurar todo.

Principio

a Software de electroerosión funciona con un solo principio: indexar y clasificar archivos. Esto es posible gracias a la estructura de árbol dinámica e inteligente integrada en él. Así, el software se encarga de organizar y simplificar el entorno documental de la empresa.

Ventajas

La gestión de documentos electrónicos proporciona múltiples beneficios a la empresa que la utiliza. De hecho, es útil en:

  • La recepción ;
  • El record ;
  • La clasificación;
  • La salvaguardia ;
  • La difusión ;
  • Compartir ;
  • Búsqueda de todos los documentos de una empresa.

Además, existen otros privilegios asociados con la elección del software EDM. En particular, podemos distinguir la capacidad de verificar, validar y proteger documentos.

Los criterios de elección ideales

Como se indicó anteriormente, existe una variedad de software para la gestión de documentos electrónicos. Sin embargo, se clasifican en dos categorías principales que son software de código abierto y software en modo SAAS.

Aunque el software SAAS es el más popular del mercado, hay algunas cosas a considerar antes de elegir el más adecuado para su negocio.

Características deseadas

Las funciones que desempeñará el software para su empresa no serán las mismas que las que desempeñará para otra empresa. Por tanto, es necesario definir en base a lo existente, las necesidades y los objetivos. Esto se utilizará para desarrollar las especificaciones asociadas con el software GED.

La seguridad

La seguridad de los datos corporativos sigue siendo la primera preocupación de los diseñadores y debe ser suya al realizar la compra. Es como comprobar la disponibilidad del software de las opciones de seguridad que necesita para su negocio.

Facilidad de uso

Tener en cuenta la facilidad de uso del software en la compra se reduce a considerar la naturaleza simple e intuitiva del software con respecto a su manejo por parte de sus empleados. Además, hay compatibilidad con su sistema de TI y flexibilidad ante los cambios.

Accesibilidad

La forma de acceder a la solución EDM también es un aspecto a tener en cuenta. Esta es una opción que generalmente no es un problema con el software en modo SAAS, pero el almacenamiento de datos no debe descuidarse y es importante saber dónde se encuentra la base de datos.

El costo

En penúltimo aspecto, hay que tener en cuenta el coste del software teniendo en cuenta que se trata de una inversión. Además del costo de compra, existen los gastos inherentes al almacenamiento y las actualizaciones.

La duración

Por último, es importante prestar atención a la vida útil del editor de software con

 

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