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Comment faciliter le paiement de vos collaborateurs en déplacements ?

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homme daffaire voiture

Lorsqu’un employé part en voyage pour des raisons professionnelles, l’entreprise a l’obligation légale de couvrir ses frais. Dans cet article, nous verrons ce que sont ces dépenses, comment fonctionne le processus de paiement et comment facturer les frais de déplacement. En même temps, vous apprendrez comment simplifier la gestion de ces dépenses.

Qu’est-ce qu’un frais de déplacement ?

Les dépenses liées au séjour d’un travailleur au cours d’un voyage d’affaires sont connues sous le nom d’indemnité de subsistance, ou frais de déplacement, et doivent être couvertes par les fonds de l’entreprise. Il en va de même des frais de transport pour un rendez-vous d’affaires ou des frais relatifs à la réservation d’une chambre d’hôtel.

Font également partie de cette catégorie les dépenses de kilométrage, c’est-à-dire celles encourues par l’employé qui se déplace dans son véhicule privé pendant sa journée de travail. Les ressources allouées à ce domaine comprennent l’achat de carburant, l’usure de l’unité et le paiement des taxes et de l’assurance automobile.

Comment les employés peuvent-ils demander le remboursement de leurs dépenses ?

Il existe deux façons de couvrir les frais encourus par un travailleur lors d’un voyage d’affaires. La première consiste à utiliser une carte de compagnie, une méthode efficace et simple. Si cette alternative est utilisée, la société n’aura pas besoin de faire un remboursement, car ses fonds seront utilisés directement. Pour en savoir plus sur cette méthode de gestion des frais de déplacement, vous pouvez vous rendre sur expensya.com.

Or, lorsque les dépenses sont couvertes par l’argent du travailleur lui-même, celui-ci doit être remboursé. Pour que l’entreprise puisse verser la compensation correspondante, elle justifie d’abord les indemnités journalières. Le processus de vérification peut nécessiter, entre autres, la réalisation d’une demande d’informations sur le nom des clients visités et des personnes qui ont assisté à une réunion donnée. Il faut aussi demander au superviseur s’il a donné son accord pour certaines dépenses ou demander au travailleur de présenter ses factures et reçus.

Pour justifier les frais de transport et de kilométrage, on demande souvent des reçus de péage, de stationnement, d’essence et de réparations. Après avoir vérifié correctement ses dépenses, l’employé recevra le remboursement avec son salaire ou au moyen d’un paiement extraordinaire.

Comment facturer les frais de voyage ?

Il sera nécessaire de :

  • présenter les factures originales complètes (pas seulement les billets) des dépenses effectuées pendant les voyages d’affaires ;
  • vérifier qu’il existe un lien direct entre les dépenses effectuées et l’activité économique ;
  • démontrer que la comptabilisation des frais de voyage a été faite au moyen des factures.

En outre, il y a d’autres aspects à prendre en considération en ce qui concerne le traitement fiscal des frais de voyage et de subsistance.

Comment simplifier le paiement des frais de déplacement ?

Pour faciliter la gestion des frais de déplacement de vos collaborateurs, il faut faire appel à une entreprise spécialisée qui offre des cartes virtuelles et physiques pour faciliter la gestion des dépenses et l’inscription comptable des frais de voyage. En outre, ces sociétés disposent d’outils qui permettent de centraliser les opérations lors de ces voyages.

L’entreprise vous propose un compte de frais de voyage qui vous fournit les moyens de paiement dont vous avez besoin pour gérer vos finances. Les cartes de paiement sont adaptées aux besoins de votre activité professionnelle. D’une part, les cartes physiques sont l’option indiquée pour effectuer des paiements en personne. D’autre part, les cartes virtuelles vous offrent la flexibilité dont vous avez besoin pour allouer des fonds chaque fois que vous en avez besoin et limiter vos achats aux plateformes en ligne.

Le compte est livré avec une assurance voyage qui accompagne vos travailleurs lors de tous leurs voyages à l’étranger. Lorsque vous en avez besoin, vous pouvez bloquer et débloquer temporairement vos cartes en un seul clic. Ce compte vous aide également à gérer les dépenses professionnelles des travailleurs en temps réel. De plus, vous pouvez commander des cartes personnalisées pour chacun, en ajustant les autorisations aux responsabilités et aux besoins de chaque employé.

 

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