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Comment fonctionne la GED (Gestion électronique des documents)

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fonctionnement ged

Dans les entreprises comme dans les autres secteurs de la vie quotidienne, le digital gagne de plus en plus de terrain. Grâce aux logiciels de gestion électronique des documents, il est désormais possible de stocker, d’archiver et de gérer facilement en groupe les documents d’une entreprise. Découvrez dans cet article le fonctionnement de la GED (gestion électronique des documents).

Qu’est-ce que la GED ?

La Gestion Electronique des Documents (GED) est encore connue en anglais sous le nom de « Document Management System » ou encore « Electronic Document Management ». Elle renvoie à un ensemble de logiciels dont le but est de stocker, d’organiser et de gérer des documents sous forme numérique. Au-delà de ce but, la plupart des logiciels de gestion électronique des documents ont des fonctionnalités additionnelles telles que :

LAD-RAD (Lecture Automatique Documentaire-Reconnaissance Automatique Documentaire)

Grâce à cette fonction, le logiciel de GED effectue une reconnaissance automatique des documents qui sont classés dans sa base. Elle permet également d’extraire des données spécifiques.

OCR

C’est cette fonctionnalité intégrée aux logiciels de GED qui permet d’effectuer des recherches sur l’ensemble des éléments contenus dans sa base de données.

Quelles sont les étapes de fonctionnement d’une Gestion Electronique des Documents ?

En effet, le fonctionnement de la GED se fait suivant quatre étapes. Entre autres, vous avez :

L’acquisition des documents et des données

L’intégration de tout document dans la GED nécessite une digitalisation de ce dernier. Et pour la faire, plusieurs possibilités existent. Les plus courantes sont :

  • La dématérialisation du document papier : elle consiste à utiliser les logiciels, les applications ou les outils informatiques adéquats pour créer une version numérique du document papier.
  • La création du document en fichier numérique original : cette possibilité est la plus en vogue à l’ère du numérique. En effet, ici, le document est créé directement en fichier digital et donc peut directement être intégré au système de la GED sans aucune conversion ou aucun traitement au préalable.
  • L’intégration de documents déjà existants : cette option renvoie à la création de documents directement à l’intérieur du système et de ceux envoyés de l’extérieur par partage informatique.

Il est possible de trouver d’autres possibilités d’acquisition de documents compatibles au système de la GED.

Le stockage des documents et des données dans le système de la GED

Dès que les documents numériques sont intégrés dans le système de la GED, celui-ci les stocke en ligne (dans le cas d’une solution SaaS) ou en local (il s’agit dans ce cas d’une solution en infrastructure on-premise). Dans le premier cas, les utilisateurs du système de la GED devraient se connecter à internet avant d’accéder au système de stockage et d’archivage des documents et des données. Ils peuvent donc accéder au système depuis n’importe quelle zone géographique dès qu’ils ont accès à internet. Dans le second cas, les utilisateurs accèdent au système de stockage et d’archivage depuis un serveur local. Dès qu’ils sont hors de la zone de couverture du serveur, ceux-ci ne pourront pas accéder aux contenus.

Après stockage, le système de la GED gère lui-même l’archivage suivant de critères prédéfinis. Il tient compte notamment du type des documents, de leurs volumes, leurs contenus et de la durée de conservation légale. Durant tout le processus, le système assure la protection de vos documents et données.

La gestion des documents et des données

Grâce à son intelligence artificielle et à la machine learning dont il est doté, le logiciel de la GED passe à une classification automatique des documents et données stockés. Il indexe tous les documents afin de faciliter leurs recherches dans le système.

La diffusion

La diffusion des contenus du système de la GED peut être à l’interne d’une même organisation (entre collaborateurs). Elle peut également être en dehors de l’organisation, notamment grâce au partage d’informations ou à l’envoi automatique de dossiers. Toutefois, l’option de partage avec des organisations extérieures doit respecter un certain nombre de scénarios préétablis.

 

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