Le e-procurement, axe de développement de votre entreprise ? 

La digitalisation des processus d’achat est de plus en plus effective chez de nombreux professionnels de la supply chain et les acheteurs. L’une des méthodes les plus utilisées en la matière est le e-procurement. Cette solution d’approvisionnement en ligne permet à l’acheteur d’accéder librement à la solution d’achat de son fournisseur pour y faire des achats. Découverte. 

Quels sont les types de plateformes de e-procurement ? 

Une plateforme de e-procurement facilite les transactions commerciales entre les entreprises en respectant les règles spécifiées dans les contrats cadres. Les prix, l’offre produit, la facturation et l’approvisionnement sont quelques points saillants de ces contrats. En effet, le e-procurement implique la dématérialisation des procédures. Il permet de simplifier, autant que faire se peut, les processus d’achats au sein des entreprises. 

Les plateformes d’e-procurement se regroupent en trois catégories à savoir, la plateforme web acheteur, la plateforme web fournisseur et la place de marché. Sur une plateforme Web acheteur, c’est la demande de l’acheteur qui conditionne les échanges. Pour commencer, l’acheteur lance des appels d’offres destinés aux fournisseurs répertoriés. Lesdits appels d’offres se font en fonction des besoins du client en matière d’approvisionnement. 

Pour sa part, la plateforme Web fournisseur est le lieu par excellence où le vendeur publie son catalogue de produits. Cette mise à disposition permet aux acheteurs d’effectuer leurs emplettes en toute simplicité. Toutefois, c’est l’offre du fournisseur qui permet de définir le type d’échanges. 

Une marketplace B2B est une plateforme dont l’exploitation est confiée à un tiers. Son but est d’assurer la mise en relation entre acheteurs et fournisseurs. Concernant son fonctionnement, la marketplace B2B est un savant compromis entre les plateformes acheteur et fournisseur. D’un côté, les offres sont mises en ligne par les fournisseurs et de l’autre, les appels d’offres sont publiés par les acheteurs. 

Quels sont les avantages d’une plateforme e-procurement ? 

Utiliser une plateforme e-procurement comporte de multiples avantages. Parmi eux, il y a l’automatisation des process, la réduction des erreurs et un meilleur pilotage des achats. En ce qui concerne l’automatisation des procédures, elle entraîne indubitablement un gain de temps et de rentabilité. 

En effet, mettre en place des interfaces ainsi qu’un moteur de règles connecté à d’autres outils permet à votre plateforme e procurement d’automatiser plusieurs actions. Il en est ainsi de la mise à disposition d’un catalogue produit, la mise à jour des stocks disponibles et des prix pratiqués, l’intégration de nouveaux partenaires sur la plateforme, la planification des achats récurrents, la programmation des promotions, la facturation, le calcul de l’encours, etc. 

La création d’une interface permettant de connecter toutes les autres solutions digitales disponibles à votre plateforme e procurement permet d’assurer une plus grande fluidité des échanges entre les différents services. Par ailleurs, grâce aux règles de gestion du moteur de règles, les actions humaines sont considérablement réduites. Autre chose, ce type de solution accélère radicalement le workflow en matière d’administration du site, de gestion commerciale et de passage des commandes. 

En raison de la centralisation des achats et surtout de l’automatisation des échanges, une plateforme e-procurement permet de limiter le risque d’erreur de saisie ou les omissions. De plus, chaque compte utilisateur assure le stockage et l’historicité des informations. En outre, ce type de plateforme intègre les étapes de validation des commandes par un responsable dans le workflow. La conséquence étant la prévention et la réduction des litiges éventuels avec les clients ou les fournisseurs. 

Enfin, les fonctionnalités des plateformes Web d’e-procurement offrent une meilleure visibilité sur l’écosystème des achats au sein de l’entreprise. Que ce soit en matière planification budgétaire ou pour avoir une vision d’ensemble et détaillée des budgets en temps réel, ainsi que des approvisionnements, rien de tel qu’une plateforme d’e-procurement aux fonctionnalités avancées. Un tel outil peut aller jusqu’à vous fournir l’historique des achats ou même des rapports personnalisés en fonction de vos

besoins. 

Quelles sont les fonctionnalités d’une plateforme e-procurement ? 

Parmi les fonctionnalités essentielles sur une plateforme de procurement, il y a la recherche avancée, la gestion des devis, la mise en place des modes de paiement, la mise en place d’un système de validation, le suivi des livraisons et les rapports personnalisés. 

Même si cela peut sembler évident, la recherche avancée est l’une des premières fonctionnalités que doit proposer une plateforme de e-procurement. La recherche avancée implique la mise en place d’un moteur de recherche doté d’un système d’autocomplétion fiable et réactif, d’une fonction de tri sans oublier l’ajout de filtres de navigation. Il va sans dire que ce système de recherche favorise l’adoption de la plateforme par ses utilisateurs. Ceux-ci peuvent accéder facilement et en peu de temps au produit qu’ils recherchent. 

La mise en place d’un outil capable de fournir une solution de gestion des devis est l’autre exigence attendue d’une plateforme e-procurement. L’avantage d’un tel outil est que la demande de cotation, la génération des devis, leur validation et la finalisation des commandes se font en quelques clics. Après avoir constitué la commande en tenant compte des besoins de l’entreprise, l’acheteur l’envoie en validation. Celle-ci est immédiatement identifiée comme étant en attente de validation et le validateur reçoit une notification conséquente. 

L’autre fonctionnalité dont l’importance sur une plateforme e-procurement n’est plus à faire est la mise en place d’un ou plusieurs modes de paiement. Il est recommandé, pour ce qui est des règlements en ligne, de faire en sorte que votre plateforme accepte plusieurs modes de paiements. Cette pluralité de moyens de paiement a l’avantage de permettre aux partenaires d’utiliser la méthode qui leur correspond le mieux. En outre, elle fournit des solutions palliatives en cas d’indisponibilité de l’une des méthodes. Quoi qu’il en soit, l’accent doit être mis sur la sécurité des transactions sans tenir compte des règles de paiement ou d’encours de crédits.