Les 5 avantages de la gestion électronique des documents

Pour les entreprises, la mise en place d’une gestion électronique des documents passe le plus souvent par l’adoption d’un logiciel GED. Il s’agit de logiciels qui ont de multiples fonctionnalités, et dont le but est de dématérialiser les processus physiques des entreprises. Découvrez ici quelques avantages de la gestion électronique des documents.

Meilleure gestion des clients

Grâce à un logiciel GED, l’entreprise peut plus facilement gérer de nombreux aspects liés aux clients. C’est l’un des avantages les plus intéressants. En effet, le logiciel peut intégrer de nombreuses possibilités telles que la signature électronique, la vérification d’identité et l’authentification des pièces (afin de faciliter les achats).

Vous retrouvez de telles fonctionnalités parmi les solutions de Connective. Par ailleurs, ce type de logiciel permet de gagner du temps et de réduire les risques d’erreurs ou les pertes. Enfin, il permet de conserver durablement un maximum de données clients.

Optimisation du traitement des fournisseurs

La numérisation des dossiers fournisseurs permet d’optimiser le traitement des factures. Grâce aux fonctionnalités du logiciel GED, ces dernières, ainsi que toutes les données fournisseurs sont classées. Plus tard, elles peuvent facilement être exploitées par divers collaborateurs.

La signature électronique intégrée au logiciel participe aussi à simplifier les processus de traitement des factures. Enfin, le suivi des dossiers fournisseurs est amélioré et les situations conflictuelles sont évitées ou vite résolues.

Optimisation des services RH

Avec un logiciel de gestion électronique des documents, les échanges entre les employés et le service RH seront plus fluides. En effet, chaque collaborateur dispose d’un dossier ou ses données sont enregistrées. Il est donc plus facile pour le service RH de traiter :

• Les contrats de travail ;
• La prise de congés ;
• Les formations ;
• Les promotions, etc.

Enfin, en plus de réduire les risques d’erreur, la GED permet d’augmenter la productivité des RH, en automatisant certaines tâches.

Simplification la gestion comptable

Comme évoqué plus haut, la gestion électronique des documents permet un traitement automatique des factures clients et fournisseurs. Le logiciel GED peut être synchronisé avec un logiciel comptable, ce qui permettra d’automatiser les tâches les plus chronophages.

Par ailleurs, la GED facilite le traitement des notes de frais et autres justificatifs des dépenses de l’entreprise. Les erreurs dans la comptabilité sont ainsi facilement détectées et corrigées. La productivité de l’entreprise est une fois de plus optimisée.

Optimisation de l’archivage et la sécurisation des données

Grâce au logiciel de gestion des documents, ces derniers peuvent être stockés dans des espaces virtuels. Leur classement est automatique, et il est possible de programmer le système (mots-clés, caractéristiques, etc.), afin de faciliter les recherches documentaires.

Les données archivées sont par ailleurs sécurisées sur des serveurs spéciaux. Des copies peuvent éventuellement être faites pour être conservées dans le cloud ou ailleurs (serveurs installés dans divers pays).

Quoi qu’il en soit, les logiciels GED sont également munis de hauts niveaux de protection contre les attaques de virus informatiques. Effectuer des mises à jour fréquentes et des tests de vulnérabilité permettra à l’entreprise de conserver un bon niveau de sécurité.