6 motivi per utilizzare il software di gestione delle offerte nella tua azienda

La gestione manuale del processo di offerta  nella scena aziendale odierna potrebbe farti perdere i vantaggi che derivano dall’automazione. Con scadenze ravvicinate e documenti complessi, tenere traccia di più offerte può essere una sfida e disporre degli strumenti giusti può fare la differenza tra l’acquisizione e la perdita di affari.

La buona notizia è che ci sono molti strumenti sul mercato, dal flipbook digitale al software gestionale, che può semplificare il processo di offerta e aiutarti ad acquisire più clienti.

Ecco alcuni dei vantaggi che derivano dal passaggio dall’offerta manuale all’utilizzo del software di gestione delle offerte:

1. Risparmiare tempo speso in preventivi

Quando si fa un’offerta per un determinato contratto, la generazione di stime può richiedere molto tempo. Considerando che la tua attività non è l’unica a fare offerte, è importante affidarsi a un software di gestione delle offerte che ti aiuti ad automatizzare i preventivi e ad accelerare il processo di offerta. Tuttavia, lo strumento di gestione delle offerte che ottieni dovrebbe essere specifico del settore.

2. Maggiore controllo sui documenti

Rispetto all’approccio tradizionale nel processo di offerta, disporre di uno strumento di gestione delle offerte affidabile ti consente di avere un maggiore controllo sui documenti. Ad esempio, se stai facendo un’offerta per un grande progetto di costruzione, potresti richiedere il contributo di terze parti durante la creazione della tua proposta. Tradizionalmente, questo veniva fatto tramite e-mail o altre piattaforme di condivisione di documenti, rendendo in qualche modo difficile documentare ogni fase.

Con un software affidabile per la gestione delle offerte, ogni contributo di terze parti viene inserito direttamente nel sistema consentendo al tuo team di vendita di vedere tutte le fasi del processo in un unico posto. Ciò consente di risparmiare tempo poiché la tua squadra non dovrà passare da un sistema all’altro.

3. Migliora il lavoro a distanza

Avere accesso remoto al sistema è diventato una necessità nella scena aziendale di oggi. La maggior parte dei sistemi di gestione delle offerte è basata su cloud, il che significa che tu e il tuo team di vendita potete accedere al sistema indipendentemente dalla posizione geografica, purché sia disponibile una connessione Internet. Questo fa lavoro a distanza e la collaborazione internazionale una possibilità.

4. Controllo e lavoro simultaneo

Uno dei principali vantaggi dell’utilizzo di un software di gestione delle offerte è che più persone del tuo team possono utilizzarlo contemporaneamente. Ciò consente un approccio collaborativo in tempo reale nella modifica dei documenti che garantisce che tutti i membri del team lavorino sull’ultima versione di un determinato documento. Tradizionalmente, una collaborazione tra i membri del team richiederebbe una raffica di e-mail tra i membri del team, aumentando la possibilità di errori umani.

5. Aspetto professionale

Molto spesso, il software di gestione delle offerte viene fornito con modelli integrati, che semplificano la creazione di documenti dall’aspetto professionale per il tuo team addetto alle offerte senza spendere tempo e denaro per i progettisti. Avere documenti di offerta di alta qualità e dall’aspetto professionale fa risaltare la tua offerta dal resto e può migliorare significativamente le tue possibilità di stringere affari.

6. Sicurezza

Uno dei fattori più importanti da considerare quando si seleziona un software di gestione delle offerte sono le sue caratteristiche di sicurezza. Un software di gestione delle offerte affidabile dovrebbe avere una funzione che ti permetta di impostare e revocare i privilegi utente, limitando ciò che gli utenti possono vedere o fare. Ciò garantisce che la tua azienda rimanga al sicuro, garantendo al tempo stesso che il tuo personale e i collaboratori di terze parti accedano al sistema.

Conclusioni

La scena aziendale sta cambiando rapidamente e il tuo modello di business dovrebbe stare al passo con i tempi. Se stai pensando di introdurre un sistema di gestione delle offerte nella tua attività ma non sei sicuro che ne valga la pena, i vantaggi evidenziati sopra possono aiutarti a prendere una decisione più veloce.