ERP: la herramienta clave para el éxito de una PYME

Las pequeñas y medianas empresas, llamadas PYME, enfrentan desafíos muy particulares en su camino hacia el éxito corporativo. Esto se debe a su propia naturaleza, a las características que las describen.

Una herramienta que facilita en mucho todos esos desafíos es el ERP. Esto se trata de un recurso informático que optimiza la gestión y les permite ser más competitivas.

Características de un ERP

Como hemos dicho, un software erp se trata de un recurso informático, pero con algunas particularidades. Las siguientes características están diseñadas y pensadas para resolver las tareas de la empresa, sobre todo, las repetitivas y tediosas.

• Integración de procesos. El sistema actualiza la información y hace cálculos, cada vez que se le ingresan datos. Esto es muy importante para el trabajo de la empresa, ya que todos los departamentos estarán usando la misma información y alimentándose unos a otros.
• Accesibilidad y centralización de datos. El sistema almacena toda la información en una única base de datos centralizada, lo que elimina las disparidades y le da precisión a la información.
• Automatización. El sistema puede programarse para que, al suceder un evento, se realice una tarea. Por ejemplo, al cerrar una venta, se genera la factura. Esto tiene infinitas posibilidades en toda la gestión de la empresa.

Beneficios de adoptar un ERP en una PYME

• Mejora en la eficiencia. Cualquier empresa necesita optimizar sus operaciones, pero una PYME lo necesita todavía más, ya que la ineficiencia se traduce en gastos extras. Con un software ERP para PYMES se acortan los tiempos para cada tarea y se evita la duplicación de esfuerzos, entre otros beneficios.
• Toma de decisiones informadas. Con acceso a datos precisos y en tiempo real, los gerentes pueden tomar decisiones informadas y estratégicas. Por ejemplo, en una visita de ventas donde se ha cambiado el requerimiento del cliente, el gerente puede saber si su empresa está en capacidad o no de asumir el trabajo, y con esa información aceptar o no.
• Fortalecimiento de las relaciones con los clientes. Un ERP con funciones de CRM (Customer Relationship Management) permite a las PYME gestionar mejor sus relaciones con los clientes.
• Cumplimiento normativo. Un ERP ayuda a automatizar los documentos relativos al cumplimiento de normas, leyes y regulaciones, asegurando que la empresa cumpla con todas ellas.

Consejos para implementar un ERP en una PYME

• Asesórate. Si nunca habías oído acerca de un ERP, entonces es bueno buscar información confiable en internet y también asesoría especializada. De esta manera, podrás elegir el ERP perfecto para tu caso puntual. Lo que sí es cierto es que toda empresa, sin importar su tamaño ni sector, se puede beneficiar de un ERP.
• Planificar la implementación. La implementación del software es una actividad que no hay que subestimar. Es bueno planificarla como si fuera un proyecto cualquiera. Es necesario prever asuntos como la formación, las pruebas y los problemas que puedan surgir.
• Evalúa. Luego de implementar, haz evaluaciones periódicas del ERP. No solamente para saber si está funcionando bien, sino también para conocer cómo y en qué proporción ha afectado a tu negocio.

Casos de éxito

Numerosas PYME han experimentado transformaciones significativas tras la implementación de un ERP. Por ejemplo, las siguientes:

• Una empresa de manufactura mediana que luchaba con la gestión de inventarios y la previsión de demanda logró reducir sus costos operativos en un 20% y mejorar su precisión en la gestión de inventarios en un 30% tras implementar un ERP.
• Una empresa de servicios, que funciona con la contratación de freelancers, tenía muchos problemas para coordinar las operaciones. Con la implementación de un ERP, la eficiencia se elevó, se eliminaron los errores y la atención al cliente mejoró sustancialmente.

En un entorno empresarial cada vez más competitivo, las PYME no pueden permitirse quedarse atrás en términos de eficiencia y gestión de recursos. Con la planificación adecuada y el apoyo del personal, un ERP puede ser la herramienta clave para llevar una PYME al éxito.