Come Prendere Appunti Durante un Meeting con un Taccuino

A volte, ricordare tutto quello che si è ascoltato durante una riunione è difficile.

Le aziende tengono sempre meeting dove spesso si parla di tutto ciò che riguarda un trimestre, una novità, la nuova strategia di marketing, etc.

Le slides della presentazione, sebbene vengano quasi sempre inviate per e-mail alla fine della riunione, possono rivelarsi insufficienti a ricordare tutto.

Ecco perché prendere appunti è fondamentale, sia al PC che su carta.

Un quaderno o un taccuino sono sempre, in ogni occasione e in ogni contesto, ottimi alleati che tutti i dipendenti, colleghi e membri di un team, possono utilizzare durante i meeting per prendere appunti preziosi e utili.

Scrivere a mano aiuta a ricordare meglio, quindi al lavoro questo vantaggio diventa fondamentale per memorizzare le novità e i compiti di ciascun membro del team.

Per iniziare con il piede giusto al prossimo meeting, ecco alcuni consigli pratici.

1. Table of Contents

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   Scrivi l’Indispensabile

La tentazione di riportare tutto ciò che si sente è forte.

Tuttavia, non è sempre la soluzione migliore, nemmeno se si è capaci di scrivere bene in fretta, dato che i punti fondamentali sono molti di meno rispetto alla miriade di parole che viene pronunciata da chi conduce la riunione e dagli altri partecipanti.

Limitati a prendere nota dei concetti fondamentali, quelli che secondo te fanno la differenza dal punto di vista pratico.

2. Segui il Metodo Cornell

Si tratta di una serie di consigli per prendere appunti nel modo più rapido e completo possibile.

Il fulcro del metodo Cornell è la divisione del foglio in due sezioni laterali, una per le parole chiave e l’altra per gli appunti, riportando sul foglio il proprio nome, l’argomento, data e fulcro della riunione.

Quando possibile, è consigliato utilizzare abbreviazioni ed evitare la scrittura troppo veloce che rende impossibile capire cosa si è scritto alla fine della riunione.

Non sai quali quaderni utilizzare per la prossima riunione aziendale?

I quaderni personalizzati di Maxilia.it sono un perfetto esempio di taccuino per prendere appunti. Ideali da personalizzare con i colori aziendali in modo da renderli unici, sono l’idea regalo più adatta per colleghi e dipendenti all’inizio di un nuovo progetto.

3. Focus sulla Prossima Parola

Scrivi prestando attenzione alle parole future, piuttosto che solo a quelle che stai scrivendo.

Serve a tenere meglio il passo con chi sta parlando, senza perdere traccia delle parole appena dette.

Sebbene sia necessaria un po’ di pratica, i risultati sono migliori per prendere più appunti possibile, specie quando ci sono molti temi da trattare, al lavoro come all’università.

Una volta terminato, assicurati di rileggere quello che hai scritto, perché questo esercizio aiuterà la memorizzazione.

Se preferisci, puoi anche registrare la riunione, con il permesso dell’azienda, per riascoltarla in un secondo momento e capire se ti è sfuggito qualcosa.

4. Crea una Mappa Mentale

Questo metodo non è adatto a tutti.

È ideale per chi agli appunti presi in modo lineare preferisce maggiore spazialità e una maggiore riconoscibilità dei temi e dei termini chiave di una riunione, attraverso flussi di informazioni solo all’apparenza sconnessi tra loro.

Le mappe mentali si basano sulla rappresentazione grafica di concetti e idee, in modo da eliminare le frasi lunghe e concentrare il succo del discorso in pochi termini collegati tra loro da linee, bolle, ramificazioni e altri elementi che riportano subito alla memoria il discorso per intero.

5. Usa il Metodo dei Quadranti

Bill Gates adora questo metodo, quindi c’è da fidarsi.

Si divide il foglio in quattro sezioni: una per le domande, una per le note, una per le azioni personali da intraprendere, e un’altra sezione per le azioni da assegnare ad altre figure.

È un metodo perfetto per i manager e i coordinatori dei team, perché consente di tenere traccia di tutto.

Qualsiasi sia la tecnica che utilizzerai al prossimo meeting, ricorda che organizzare il tuo schema preferito prima della riunione è la cosa migliore da fare per prendere appunti in maniera efficiente.