Workflow management: cos’è e quali sono i benefici per le aziende

Il workflow management si interessa di semplificare, automatizzare, sostanzialmente ottimizzare, tutte quelle attività all’interno dell’azienda che sono ripetibili. Vede al suo interno l’uso e l’applicazione della tecnologia digitale e in particolare dei software che consentono di dare forma concreta a tutte queste esigenze.

Nel workflow, infatti, si parte dalla definizione di un input iniziale, che viene poi trasformato e adeguato rispetto alle risorse presenti nella realtà imprenditoriale, acquisendo in questo modo un valore ulteriore, e trasferendo all’esterno l’output richiesto.

Tutte le attività che vengono conseguite nel corso dell’intero processo sono pianificate e definite, sia a livello logico che temporale.

Il workflow management consente, quindi, di rendere più snelle, agili, pianificate e organizzate le operazioni dell’azienda che, con una gestione di tipo manuale, richiederebbero invece un maggior dispendio di tempo, denaro e risorse, diminuendo in maniera drastica gli errori.

Per la sua realizzazione non basta scegliere le app e i software workflow più adatti alle esigenze della singola realtà imprenditoriale. Piuttosto, è necessario avere le competenze, a tutto tondo e di tipo manageriale, in grado di migliorare l’efficienza del business e, certamente, funzionali rispetto alla scelta dei programmi

Non a caso sono diverse le figure dirigenziali, i manager e quanti si trovano a ricoprire un ruolo decisionale per i quali si rivela sempre più essenziale un aggiornamento delle competenze in tal senso. Tra i corsi più interessanti ci sono quelli che si possono trovare su Lapetre.com, una realtà specializzata e qualificata nella gestione dell’innovazione a livello manageriale, attività aziendale da cui possono nascere anche progetti di workflow management. Il quale è sempre più indispensabile, nell’epoca della Digital Revolution, per garantire la migliore gestione delle informazioni nonché dei flussi di lavoro.

Workflow management: come funziona?

Il termine “workflow” può essere tradotto in italiano proprio come “flusso di lavoro” e definisce l’organizzazione automatizzata e coordinata secondo modelli prestabiliti di compiti e persone che si trovano coinvolte nel processo lavorativo.

Si tratta, quindi, di uno strumento che consente un’organizzazione del lavoro digitale a tutto tondo, permettendo all’azienda di raggiungere obiettivi economici predefiniti in relazione all’evoluzione dei mercati.

Stabilisce, infatti, l’organizzazione e il coordinamento del lavoro aziendale attraverso software ideati ad hoc, in grado di scomporre il lavoro e dare le informazioni corrette e puntuali a tutti i soggetti coinvolti, che si trovano così nelle migliori condizioni per svolgere al meglio il proprio lavoro.

I vantaggi del workflow management per le aziende

I risultati che l’acquisizione delle competenze del workflow management porta con sé sono diversi e assolutamente concreti. Entrando più nel dettaglio:

• Analisi dei processi aziendali, verificandone l’effettivo funzionamento.
• Azione di problem solving e di prevenzione degli errori.
• Limitazione di intoppi, ritardi e spreco delle risorse.
• Ottimizzazione delle risorse destinate al “core business” dell’azienda.
• Grazie al workflow management si realizza una migliore audit trail compliance.
• Il gruppo di lavoro ha più chiari gli obiettivi da raggiungere e come farlo, grazie alla definizione dei compiti.
• Comunicazione tracciata e trasparente.
• Monitoraggio costantemente dell’andamento di quanto attuato a livello strategico.

Il workflow management consente alle aziende di evitare tutta una serie di lavori che si rivelano sostanzialmente inutili, limitando perdite di tempo anche notevoli e garantendo la comunicazione ottimale tra un reparto e un altro. A migliorare è, quindi, oltre che la gestione delle competenze, anche lo spirito con cui si opera in azienda. Il risultato finale, relativo alla produttività e alla soddisfazione del cliente, ne trae beneficio.