6 razones para utilizar software de gestión de ofertas en su empresa

Manejar manualmente su proceso más tenso y de licitación en la escena empresarial actual podría hacer que se pierda los beneficios que vienen con la automatización. Con plazos ajustados y documentos complejos, realizar un seguimiento de múltiples ofertas puede ser un desafío, y tener las herramientas adecuadas puede marcar la diferencia entre ganar y perder acuerdos comerciales.

La buena noticia es que hay muchas herramientas en el mercado de flipbook digital al software de administración que puede simplificar el proceso de licitación y ayudarlo a obtener más negocios.

Estos son algunos de los beneficios que se obtienen al cambiar de las ofertas manuales a utilizar un software de administración de ofertas:

1. Ahorro de tiempo invertido anteriormente en estimaciones

Cuando se licita por un contrato determinado, la generación de estimaciones puede llevar una cantidad significativa de tiempo. Teniendo en cuenta que su empresa no es la única que licita, debe subcontratar un software de gestión de ofertas para ayudarlo a automatizar las cotizaciones y acelerar el proceso de licitación. Sin embargo, la herramienta de administración de ofertas que obtenga debe ser específica de la industria.

Si, por ejemplo, es un contratista eléctrico, ServiceTitan puede ser una excelente solución de licitación eléctrica para ayudarlo a reducir la cantidad de tiempo dedicado a generar cotizaciones y, en última instancia, acelerar el proceso de licitación. Puedes leer más en como funciona aqui y comprender cómo la herramienta puede ayudarlo a aumentar su rentabilidad.

2. Mayor control sobre los documentos

En comparación con el enfoque tradicional en el proceso de licitación, tener una herramienta de administración de licitaciones confiable le permite tener un mayor control sobre sus documentos. Por ejemplo, si está realizando una oferta para un gran proyecto de construcción, es posible que necesite información de terceros al crear su propuesta. Tradicionalmente, esto se hacía a través del correo electrónico u otras plataformas para compartir documentos, lo que dificultaba la documentación de cada etapa.

Con un software confiable de gestión de ofertas implementado, cada contribución de terceros se ingresa directamente en el sistema, lo que permite a su equipo de ventas ver todos los pasos del proceso en un solo lugar. Esto ahorra tiempo ya que su equipo no tendrá que cambiar de un sistema a otro.

3. Mejora el trabajo remoto

Tener acceso remoto a su sistema se ha convertido en una necesidad en la escena empresarial actual. La mayoría de los sistemas de gestión de ofertas están basados en la nube, lo que significa que usted y su equipo de ventas pueden acceder al sistema independientemente de la ubicación geográfica siempre que haya una conexión a Internet. Esto hace trabajo remoto y la colaboración internacional es una posibilidad.

4. Control de versiones

Uno de los principales beneficios de utilizar software de gestión de ofertas es que varias personas de su equipo pueden utilizarlo simultáneamente. Esto permite un enfoque colaborativo en tiempo real en la edición de documentos que asegura que todos los miembros del equipo estén trabajando en la última versión de cualquier documento. Tradicionalmente, una colaboración entre los miembros del equipo requeriría una ráfaga de correos electrónicos entre los miembros del equipo, lo que aumentaría la posibilidad de errores humanos.

5. Mirada profesional

La mayoría de las veces, el software de administración de ofertas viene con plantillas integradas, lo que facilita que su equipo de licitación cree documentos de apariencia profesional sin gastar tiempo y dinero en diseñadores. Tener documentos de licitación de alta calidad y apariencia profesional hace que su oferta se destaque del resto y puede mejorar significativamente sus posibilidades de ganar negocios.

6. Seguridad

Uno de los factores más importantes a considerar al seleccionar un software de administración de ofertas son sus características de seguridad. Un software de administración de ofertas confiable debe tener una función que le permita establecer y revocar privilegios de usuario, restringiendo lo que los usuarios pueden ver o hacer. Esto garantiza que su empresa se mantenga segura al mismo tiempo que garantiza que su personal y los colaboradores externos accedan al sistema.

Ultimas palabras

La escena empresarial está cambiando rápidamente y su modelo de negocio debe mantenerse al día con los cambios. Si está pensando en introducir un sistema de gestión de ofertas en su negocio, pero no está seguro de si vale la pena su dinero, los beneficios destacados anteriormente pueden ayudarlo a tomar una decisión más rápido.