Cómo minimizar sus costos cuando viaja para reuniones de negocios

Si bien las reuniones de negocios en el extranjero pueden ser muy útiles para su negocio, ya que le permiten establecer contactos y establecer relaciones con nuevos clientes o socios en otra parte del mundo, también pueden ser extremadamente costosas.

Y esto por muchas razones. El primero, y más obvio, es que los vuelos, el alojamiento y otros costos de viaje relacionados pueden acumularse rápidamente, dejando a su empresa con una gran factura al final del viaje. Puede convertirse rápidamente en una pérdida de dinero si sus reuniones no tienen éxito.

La segunda razón es que los viajes de negocios lo sacan de su entorno laboral habitual, lo que lo obliga a trabajar el doble de duro a su regreso para ponerse al día. También privan a su empresa de sus habilidades durante un período de tiempo prolongado, lo que reduce la productividad general de la empresa.

Si bien no hay forma de eliminar estos inconvenientes, aún puede implementar varios consejos y métodos simples para ahorrar tiempo y dinero.

A continuación, le indicamos cómo mantener bajos sus costos cuando viaja para reuniones de negocios:

No pierda tiempo ni dinero organizando el papeleo

Uno de los aspectos más costosos y más largos de viajar a reuniones de negocios es la montaña de papeleo y tareas administrativas que tendrá que completar para asistir a la reunión. Estas tareas van desde actualizar su pasaporte y encontrar la visa adecuada, hasta regatear los precios de los hoteles y encontrar vuelos.

Además, estas tareas administrativas continúan cuando llega a la reunión. Si está a cargo de la organización de la reunión o conferencia, por ejemplo, probablemente desee impresionar a sus prospectos encontrando restaurantes o eventos locales interesantes, a los que puedan asistir juntos.

Todo esto requiere tiempo, esfuerzo y dinero, que es mejor gastar en su trabajo. Una forma de resolver este dilema es utilizar un servicio de viajes de negocios . Estos equipos de gestión organizan todo su viaje de negocios para usted, desde encontrar los vuelos más baratos hasta encontrar eventos locales interesantes a los que asistir. Esto le permite concentrarse en su trabajo y le ahorra una cantidad considerable de dinero en el proceso.

Lleve su trabajo con usted cuando viaje

Una de las formas más fáciles de realizar su trabajo es no dejar que se acumule.

Si bien puede ser tentador pensar en su viaje de negocios al extranjero como extendido, puede ser más fácil para usted mantenerse al día con su carga de trabajo.

Mientras espera en las salas de embarque del aeropuerto, durante los vuelos y en su habitación de hotel, tendrá mucho tiempo libre para realizar tareas sencillas o incluso para responder a sus correos electrónicos.

Es mejor invertir en una reunión exitosa que en cinco reuniones improductivas

Una de las razones por las que los viajes de negocios pueden resultar tan caros es que exceder los pronósticos o requerir reuniones posteriores , dos factores que pueden hacer que sus gastos se disparen.

Para evitar esto, puede ser más eficaz a largo plazo tener una sola reunión larga en lugar de varias reuniones cortas. Si bien no siempre es deseable, aumentar el ritmo de sus reuniones (sin sacrificar la precisión) le dará más tiempo para trabajar en los detalles.