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4 consejos para una gestión de datos eficiente

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Para las empresas modernas, los datos podrían muy bien ser su elemento vital. La mayoría, si no todas, las empresas dependen de los datos. Es uno de sus activos más importantes. Sin embargo, si los datos se gestionan mal y se ponen en riesgo, también puede ser una fuente de su debilidad. Sobre todo si se tiene en cuenta que día a día los datos recogidos por las empresas aumentan exponencialmente.

¿Sabe cuántos datos recopilan las empresas cada día? Mucho. Facebook solo maneja 4 petabytes (aproximadamente 4 millones de gigabytes) de datos por valor todos los días. Además, los usuarios de Internet generan alrededor de 2,5 trillones de bytes de datos al día. Eso es 2.500 petabytes. Entonces, sí, solo con el volumen de datos, su manejo puede ser un desafío.

Esto es especialmente cierto para las empresas más pequeñas que dependen de los informes de las plataformas de software que se utilizan para sus operaciones diarias. Eventualmente, las cosas pueden desorganizarse. Los conjuntos de datos pueden extraviarse o puede surgir una replicación. Es por eso que las empresas necesitan la gestión de datos: los datos deben estar organizados de forma segura y eficaz.

Descripción general de la gestión de datos

Independientemente del tamaño de su empresa o de la industria a la que pertenezca, su empresa contiene una gran cantidad de datos esenciales. Con la administración de datos, tendrá una mejor manera de obtener, almacenar, proteger y acceder a sus datos. Además, tener un sistema de gestión de datos eficiente es una gran parte de su sistema de TI, especialmente cuando se trata de usar aplicaciones. También podría proporcionar datos precisos y útiles a sus herramientas de análisis empresarial.

La gestión de datos eficiente puede proporcionar información y conocimientos que ayuden a su empresa a tomar decisiones con respecto a su campaña de marketing, planificación y operación diaria.

Mejores consejos para la gestión de datos

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La gestión de datos no es solo almacenar y realizar copias de seguridad de sus datos. Debe tener un sistema para organizar y administrar su fuente de información, de lo contrario, podría estar infrautilizando datos que podrían ayudar a que su negocio crezca. La gestión de datos ineficaz podría resultar en una pérdida de tiempo y esfuerzo buscando datos extraviados. También podría resultar en una replicación innecesaria.

A continuación se muestra una lista de consejos sobre cómo tener una gestión de datos eficiente:

  1. Organización de datos

Tenga en cuenta que los proyectos tienen más posibilidades de éxito si los miembros del equipo tienen una buena comunicación y una colaboración sencilla. Si está utilizando herramientas de hoja de cálculo como Google Sheets, tener una estructura de carpetas eficiente y coherente es un buen comienzo. Como mínimo, su hoja de cálculo debe tener carpetas separadas, donde pertenecen sus conjuntos de datos sin procesar. Estas carpetas separadas también deben estar en una carpeta para su proyecto de nivel superior.

De esta forma, podrá acceder fácilmente a sus conjuntos de datos sin procesar. Además, a medida que avanza su proyecto, sus archivos se pueden copiar o mover de una carpeta a la siguiente.

A medida que su proyecto se expande, es esencial tener una hoja de cálculo bien organizada. Por lo tanto, cuando agregue o edite datos en sus hojas de cálculo, asegúrese de que su equipo lo haga de manera cuidadosa y meticulosa, incluida la forma en que cambian. formato de fecha en hojas de google .

  1. Evite la creación de silos de datos

Si sus empleados tienen problemas para localizar un dato en particular, existe la posibilidad de que los datos ‘faltantes’ estén ocultos en un silo de datos. Un silo de datos se crea cuando los datos almacenados están disponibles solo para una o unas pocas personas. Por lo tanto, cuando otros miembros del equipo o grupos necesitan acceder a los datos, se encuentran bloqueados. Esto es lo opuesto a la colaboración.

Una de las causas de esto es la cultura de la empresa. Una empresa puede tener departamentos o equipos que compiten constantemente entre sí con enemistad. En tal atmósfera, un grupo podría decidir no compartir los datos que podrían facilitar el trabajo de otros.

Los silos de datos también podrían ocurrir en las grandes corporaciones, donde los empleados generalmente están separados por varias capas de personal administrativo y especializado. En circunstancias como estas, es probable que los datos permanezcan en manos de unas pocas personas o grupos y es poco probable que se compartan con otro personal que pueda encontrar la información útil en su trabajo.

Las barreras tecnológicas también podrían provocar la creación de silos de datos. Cuando diferentes departamentos usan software diferente, los datos a menudo son difíciles de compartir o de hacer referencias cruzadas. Esto suele ocurrir en la atención médica donde las instalaciones emplean diferentes registros de salud. plataformas , lo que resulta en un retraso en el intercambio de información del paciente.

Eliminar los silos de datos podría requerir mucho trabajo, pero cuanto antes pueda tomar medidas para eliminar esta pesadilla en la administración de datos, mejor. Para empezar, puede identificar los sistemas y procesos que permiten que proliferen los silos de datos. Consulte a sus trabajadores sobre sus inquietudes sobre la gestión de datos. Adopte una filosofía de trabajo colaborativo, como DevOps, para fomentar el trabajo en equipo y hacer que los silos de datos sean obsoletos.

También puede instituir una auditoría sobre los métodos de adquisición de datos y los procesos de gestión de su equipo. Recopile información sobre los sistemas que están en funcionamiento, así como sobre el personal que los usa. De esta manera, podría comenzar a implementar un sistema de gestión de datos unificado.

  1. Facilite el intercambio de datos

Sus datos deben poder compartirse, almacenarse en un formato estandarizado y bajo un solo sistema. Los datos que no se pueden compartir son prácticamente inútiles para usted y su organización.

Recuerde, para que los datos sean útiles, deben compartirse y difundirse. Configure un método de intercambio de información como parte de su técnica de gestión de datos. Haga algunas preguntas, como:

  • ¿Qué datos están creando los equipos?
  • ¿Quién debería tener acceso a estos datos?
  • ¿Cómo se puede acceder o compartir estos datos?
  • ¿Los datos tienen información confidencial?
  • ¿Debería restringirse el acceso a los datos? ¿Si es así, cómo?

Si encuentra que los datos que deben difundirse se almacenan en diferentes sistemas, es hora de integrar sus datos en un almacén de datos y optimizar sus herramientas.

  1. Establecer un equipo de gestión de datos

Haga que la gestión de datos sea responsabilidad de alguien. De esta manera, tendrás responsabilidad. Esto significa que se instituirán procedimientos para simplificar la gestión de datos.

Una cosa es hablar sobre la mejora de la gestión de datos, pero para implementar los cambios de manera eficaz, debe tener un pequeño equipo de especialistas en datos, encabezado por un director de datos , para centrarse en el manejo de datos y asegurarse de que se observen las mejores prácticas en los principios de gestión de datos.

Pensamientos finales

El crecimiento exponencial de los datos que recopilan las empresas hace que la gestión de datos sea un desafío. Sin embargo, la gestión de datos es más que recopilar y almacenar datos. Es un proceso de obtención, almacenamiento, protección y acceso a datos.

La gestión de datos eficiente podría brindarle información sobre su campaña de marketing, ayudarlo a tomar decisiones bien informadas, formular planes y otros que podrían ayudar a que su empresa crezca.

 

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