4 wskazówki dotyczące efektywnego zarządzania danymi

Dla nowoczesnych firm dane mogą być siłą napędową. Większość firm, jeśli nie wszystkie, opiera się na danych. To jeden z ich najważniejszych atutów. Jeśli jednak dane są źle zarządzane i narażone na ryzyko, może to być również źródłem słabości. Szczególnie jeśli weźmie się pod uwagę fakt, że każdego dnia dane gromadzone przez firmy rosną wykładniczo.

Czy wiesz, ile danych każdego dnia zbierają firmy? Dużo. Sam Facebook każdego dnia obsługuje 4 petabajty (około 4 miliony gigabajtów) danych. Dodatkowo internauci generują dziennie około 2,5 tryliona bajtów danych. To w sumie 2500 petabajtów. Zatem biorąc pod uwagę samą ilość danych, obsługa ich może być trudna.

Jest to szczególnie ważne w przypadku mniejszych przedsiębiorstw, które polegają na raportach z platform oprogramowania używanych w ich codziennej działalności. W końcu wszystko może się zdezorganizować. Zestawy danych mogą zostać zagubione lub może dojść do replikacji. Dlatego firmy potrzebują zarządzania danymi – dane muszą być bezpiecznie i efektywnie zorganizowane.

Przegląd zarządzania danymi

Niezależnie od wielkości twojej firmy lub branży, do której należysz, przechowujesz wiele istotnych danych. Zarządzanie danymi zapewnia lepszy sposób uzyskiwania, przechowywania, zabezpieczania i uzyskiwania dostępu do ważnych informacji. Dodatkowo posiadanie wydajnego systemu zarządzania danymi to ogromna część twojego systemu informatycznego, zwłaszcza jeśli chodzi o korzystanie z aplikacji.

Wydajne zarządzanie danymi może dostarczyć informacji i spostrzeżeń, które pomogą twojej firmie podejmować decyzje dotyczące kampanii marketingowej, planowania i codziennej działalności.

Wskazówki dotyczące lepszego zarządzania danymi

Zarządzanie danymi to nie tylko przechowywanie i tworzenie kopii zapasowych danych. Musisz mieć system organizowania i zarządzania źródłem informacji, w przeciwnym razie możesz nie wykorzystywać danych, które mogą pomóc w rozwoju firmy. Nieefektywne zarządzanie danymi może spowodować stratę czasu i wysiłku na poszukiwanie zagubionych informacji. Może to również spowodować niepotrzebną replikację.

Poniżej znajduje się lista wskazówek, jak efektywnie zarządzać danymi:

1. Organizacja danych

Pamiętaj, że projekty mają większe szanse powodzenia, jeśli członkowie zespołu mają dobrą komunikację i łatwą współpracę. Jeśli korzystasz z narzędzi do arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Arkusze Google, dobrym początkiem jest posiadanie wydajnej i spójnej struktury folderów. Przynajmniej twój arkusz kalkulacyjny powinien mieć oddzielne foldery, w których znajdują się twoje nieprzetworzone zestawy danych. Te oddzielne foldery powinny również znajdować się w folderze projektu najwyższego poziomu.

W ten sposób twoje surowe zestawy danych będą łatwo dostępne. Co więcej, w miarę postępu projektu twoje pliki mogą być kopiowane lub przenoszone z jednego folderu do drugiego.

W miarę rozwoju projektu niezbędne jest posiadanie dobrze zorganizowanego arkusza kalkulacyjnego. Dlatego dodając lub edytując dane w arkuszach kalkulacyjnych, upewnij się, że twój zespół robi to ostrożnie i skrupulatnie, uwzględniając sposób, w jaki się zmieniają formaty w arkuszach google.

2. Unikaj tworzenia silosów danych

Jeśli pracownicy mają problemy ze zlokalizowaniem określonych danych, istnieje możliwość, że „brakujące” informacje mogą zostać ukryte w silosie danych. Silos jest tworzony, gdy przechowywane dane są dostępne tylko dla jednej lub kilku osób. Tak więc, gdy inni członkowie zespołu lub grupy muszą uzyskać dostęp do danych, zostaną zablokowani. To przeciwieństwo współpracy.

Jedną z rzeczy, które to powodują, jest kultura firmy. Firma może mieć działy lub zespoły, które nieustannie konkurują ze sobą z wrogością. W takiej atmosferze jedna grupa może zdecydować się nie udostępniać danych, które mogłyby ułatwić pracę innym.

Silosy danych mogą również wystąpić w dużych korporacjach, w których pracownicy są zazwyczaj oddzieleni kilkoma warstwami personelu administracyjnego. W takich okolicznościach dane prawdopodobnie pozostaną w rękach kilku osób lub grup i raczej nie zostaną udostępnione innym pracownikom, którzy mogą uznać te informacje za przydatne w swojej pracy.

Bariery technologiczne mogą również przyczynić się do tworzenia silosów danych. Gdy różne działy korzystają z różnych programów, często trudno jest udostępniać lub porównywać dane. Dzieje się tak zazwyczaj w opiece zdrowotnej, w której placówki korzystają z platformy do zarządzania dokumentacją medyczną, co powoduje opóźnienia w udostępnianiu informacji o pacjencie.

Usunięcie silosów danych może wymagać dużo pracy, ale im szybciej podejmiesz kroki w celu usunięcia tej zmory, tym lepiej. Na początek możesz zidentyfikować systemy i procesy, które umożliwiają rozprzestrzenianie się silosów danych. Skonsultuj się z pracownikami w sprawie ich obaw związanych z zarządzaniem danymi. Zastosuj filozofię współpracy w miejscu pracy, taką jak DevOps, aby wspierać pracę zespołową.

Możesz również przeprowadzić audyt metod pozyskiwania danych i procesów zarządzania w twoim zespole. Zbierz informacje dotyczące istniejących systemów oraz personelu, który z nich korzysta. W ten sposób możesz zacząć wdrażać ujednolicony system zarządzania danymi.

3. Ułatw udostępnianie danych

Twoje dane powinny być udostępniane, przechowywane w standardowym formacie i w jednym systemie. Dane, których nie można udostępniać, są praktycznie bezużyteczne dla ciebie i twojej organizacji.

Pamiętaj, aby dane były użyteczne, muszą być udostępniane i rozpowszechniane. Skonfiguruj metodę udostępniania informacji jako część swojej techniki zarządzania danymi. Zadaj kilka pytań, takich jak:

• Jakie dane tworzą zespoły?
• Kto powinien mieć dostęp do tych danych?
• Jak można uzyskać dostęp do tych danych lub je udostępniać?
• Czy dane zawierają poufne informacje?
• Czy dostęp do danych powinien być ograniczony? Jeśli tak to jak?

Jeśli okaże się, że dane, które należy rozpowszechniać, są przechowywane w różnych systemach, nadszedł czas na integrację danych w hurtowni danych i usprawnienie narzędzi.

4. Stwórz zespół ds. zarządzania danymi

Spraw, aby konkretna osoba odpowiadała za zarządzanie danymi. Oznacza to, że zostaną wprowadzone procedury usprawniające zarządzanie danymi.

Mówienie o usprawnieniu zarządzania danymi to jedno, ale aby skutecznie wdrożyć zmiany, należy dysponować niewielkim zespołem specjalistów ds. danych, na czele którego stoi główny inspektor danych, który skupi się na obsłudze danych i upewni się, że przestrzegane są najlepsze praktyki w zakresie zasad zarządzania danymi.

Znaczny wzrost ilości danych gromadzonych przez firmy sprawia, że zarządzanie danymi stanowi wyzwanie. Jednak profesjonalne zarządzanie informacjami to coś więcej niż zbieranie i przechowywanie danych. Jest to proces pozyskiwania, przechowywania, zabezpieczania i uzyskiwania dostępu do danych.

Wydajne zarządzanie danymi może zapewnić wgląd w kampanię marketingową, pomóc w podejmowaniu świadomych decyzji, formułowaniu planów, które mogą pomóc w rozwoju twojej firmy.