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Come l’email professionale può migliorare i processi di lavoro

kokou adzo

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Tutti siamo abituati a scambiarci e-mail, che sia per lavoro o per motivi personali. Nonostante siano nati altri mezzi di comunicazione più veloci ed istantanei, la posta elettronica professionale rimane lo strumento più utilizzato dalle aziende in tutto il mondo. Può servire per mandare comunicazioni ai dipendenti, per allegare documenti e contenuti, per fare in modo che, anche con il passare del tempo, alcune informazioni non vengano perse.L’utilizzo di un indirizzo email professionale può migliorare i processi di lavoro di un’azienda in diversi modi. Ad esempio, è utile per creare un’immagine coordinata, distinguendosi così dalla concorrenza. Un indirizzo email professionale può avere il nome dell’azienda o del dipartimento, come: info@nomeazienda.it o marketing@nomeazienda.it.Questo trasmette sicurezza e affidabilità a chi riceve l’email, soprattutto se assieme all’indirizzo compare anche l’avatar con la foto del mittente. In campo professionale è importante far percepire l’azienda come seria e competente, perché può favorire la fiducia dei clienti nell’azienda. Ma quali sono gli altri motivi che spingono le persone ad utilizzare un’email professionale?

Perché usare un’e-mail professionale?

I servizi di posta elettronica professionali sono una scelta popolare per tutte le aziende, sia le PMI che le multinazionali, per una serie di ragioni. Tra i servizi più apprezzati c’è il Mail forward per inoltrare messaggi in entrata, il messaggio automatico che funziona come autorisponditore nei periodi di pausa, il supporto per il formato file vCard. La cosa più vantaggiosa in assoluto è che si ha a disposizione una gran quantità di spazio per archiviare messaggi e tenere uno storico delle email ricevute e inviate, in modo da non perdere mai nessun tipo di informazione. Può succedere infatti che lavorando ad un progetto di lavoro ci si renda conto di aver perso gli accessi per accedere ad un portale, oppure si sono semplicemente dimenticate delle informazioni importanti. Grazie all’archivio della posta elettronica si possono ritrovare tutti i messaggi passati, andando a recuperare file, messaggi, documenti che non avevamo salvato. Ma vediamo i tre vantaggi principali dell’utilizzo di una casella di posta elettronica professionale in cloud.

Accessibilità

Un servizio di posta elettronica professionale offre un alto livello di accessibilità: gli utenti possono accedere da ogni luogo e in ogni momento, anche da mobile, basta che siano connessi ad Internet. Questo lo si può fare con qualsiasi sistema operativo, da Android a iOS, senza nessun limite. L’accessibilità al giorno d’oggi è un fattore fondamentale per riuscire a lavorare in modo flessibile ed efficiente, anche con colleghi che si trovano dall’altra parte del mondo.

Sicurezza

La crittografia dei messaggi e l’autenticazione a due fattori sono solo alcune delle funzionalità che vengono integrate in un servizio di posta elettronica professionale per garantire la sicurezza dei dati. La sicurezza informatica è un punto sempre più importante per le aziende, che cercano di migliorare per garantire agli utenti la totale privacy. Rispetto ad altri servizi proposti nel mercato, l’email professionale sfrutta tecnologie avanzate per riuscire a proteggere i dati.

Funzionalità avanzate

I servizi di posta elettronica professionali offrono spesso funzionalità avanzate che non sono disponibili nei servizi di posta elettronica gratuiti. Ad esempio, molti di questi servizi offrono la possibilità di condividere calendar, hanno un antivirus integrato, antispam, filtri, blacklist e permettono di caricare allegati pesanti. Si possono quindi utilizzare diversi strumenti per gestire la privacy, la sicurezza e lo spam. In questo modo è possibile evitare tutte quelle email che non vogliamo leggere e che disturbano i processi di lavoro. Quando si ricevono tante email è importante avere a disposizione delle funzionalità avanzate, che ci permettono di organizzare meglio lo spazio disponibile e di sfruttarlo al meglio, secondo le nostre personali necessità.

 

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