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Onboarding remoto dei dipendenti: la guida completa

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Le organizzazioni dovrebbero fare di tutto per ottimizzare il coinvolgimento dei dipendenti e prevenire il turnover attraverso pratiche di onboarding efficaci.

L’inserimento efficace di nuovo personale è essenziale per qualsiasi azienda che mira a mantenere una forza lavoro produttiva e completa. Il turnover dei dipendenti è costoso e spesso causa del basso morale dei nuovi dipendenti, di una scarsa esperienza dei dipendenti e di aspettative poco chiare. Le organizzazioni dovrebbero fare di tutto per ottimizzare il coinvolgimento dei dipendenti e prevenire il turnover attraverso pratiche di onboarding efficaci.

Con le aziende che stanno diventando sempre più remote, è ancora più fondamentale garantire che i nuovi dipendenti fuori sede si sentano i benvenuti, rispettati e parte della cultura aziendale. In questo articolo, leggerai i nostri consigli su come ottimizzare l’onboarding dei dipendenti.

Cos’è l’onboarding remoto?

L’onboarding remoto è il processo per assumere un nuovo compagno di squadra e accoglierlo nel suo ruolo, nel team e nell’intera azienda. L’intero processo potrebbe richiedere una settimana o più prima che il nuovo dipendente si senta completamente integrato e lavori secondo il suo programma regolare.

Ci sono alcuni ingredienti che contribuiscono a creare un’esperienza di inserimento dei dipendenti efficace. L’onboarding è il momento ideale per insegnare ai dipendenti cose come la cultura aziendale, i rituali e i sistemi, solo per citarne alcuni, consentendo loro di abituarsi al nuovo ambiente. 

Secondo uno studio, i dipendenti che hanno seguito un programma di unboarding remoto ben strutturato avevano il 58% di probabilità in più di continuare a lavorare con l’organizzazione dopo tre anni. In qualità di datore di lavoro o manager, il processo di inserimento è inestimabile per aiutare i nuovi membri del tuo team ad acclimatarsi al loro nuovo ambiente. E quando si tratta di onboarding remoto, non c’è solo un modo di fare le cose. Devi creare un processo di onboarding online remoto personalizzato che si adatta meglio alla tua azienda.

Come ottimizzare l’onboarding remoto dei dipendenti

Segui questi passaggi per favorire il corretto unboarding dei tuoi nuovi dipendenti. 

1. Preparare la squadra in anticipo per la nuova assunzione

Il nuovo assunto dovrebbe sentirsi incluso e connesso con gli altri membri del team già dalla prima settimana. Dovrai fare in modo che tutti sappiano chi è il nuovo assunto e qual è il suo ruolo nell’organizzazione. Questo è un ottimo modo per ottimizzare questo processo.

La direzione dovrebbe informare i membri del team quando inizia la nuova assunzione e istruirli ad aiutarlo se necessario. L’azienda dovrebbe anche investire in software di comunicazione efficaci o strumenti di messaggistica per assicurarsi che il nuovo assunto possa connettersi facilmente con gli altri.

2. Preparare l’attrezzatura tecnica

La direzione dovrebbe preparare il reparto IT a installare e assistere il nuovo assunto in modo che non ci problemi nei primi giorni. Gli strumenti e i sistemi tecnologici dovrebbero essere impostati in anticipo utilizzando sistemi software di gestione remota.

Questo è fondamentale perché i dipendenti da remoto non possono richiedere assistenza tecnica di persona. L’IT dovrebbe anche assicurarsi di consentire al lavoratore remoto l’accesso a tutti i sistemi, che potrebbero richiedere l’impostazione di password e accessi. Se l’attrezzatura corretta è funzionale e pronta per l’uso, i nuovi assunti saranno in grado di iniziare subito.

3. Preparare i documenti essenziali

Si tratta di una fase estremamente importante. I lavoratori remoti hanno bisogno di accedere a documenti e politiche importanti per svolgere il proprio lavoro e comprendere i propri obiettivi. Ciò può includere politiche delle risorse umane, metriche delle prestazioni, descrizioni dei ruoli o un piano di 100 giorni con documenti di formazione chiave.

Molte aziende trovano utile generare un piano cardine di 30, 60 e 90 giorni in modo che i nuovi dipendenti remoti sappiano esattamente cosa fare ogni mese del periodo di prova. Ciò fornirà gli strumenti necessari al nuovo assunto per raggiungere il successo nell’organizzazione.

4. Pianifica le riunioni

I lavoratori da remoto necessitano di un’attenzione particolare nei primi giorni perché non hanno accesso fisico ai membri del team. La pianificazione di riunioni videochiamate individuali offre l’opportunità di effettuare check-in per vedere se il dipendente ha domande o dubbi.

La direzione dovrebbe utilizzare il più possibile le videochiamate durante queste riunioni per dare un nome ai volti e incoraggiare un dialogo regolare. Creare un documento condiviso in anticipo per consentire ai dipendenti di annotare domande o idee può essere un modo utile per prepararsi alla riunione.

I manager potrebbero voler stampare rapporti diretti settimanali per esaminarli con il lavoratore remoto e assicurarsi che soddisfi gli indicatori chiave di prestazione.

5. Crea un incontro di benvenuto con i membri del team

La direzione dovrebbe organizzare una riunione di videoconferenza di benvenuto affinché il nuovo dipendente remoto possa incontrare l’intero team remoto e i colleghi. Questa è un’utile opportunità per avere tutti i membri del team in un unico posto in modo che possano presentarsi al nuovo assunto. 

Può anche essere un modo efficace per il nuovo assunto di porre domande, ottenere informazioni di contatto e sentirsi più connesso al gruppo. Questo crea fiducia tra i membri del team e offre a tutti uno spazio confortevole per conoscersi a vicenda.

6. Imposta le aspettative dirette

Solo perché un’organizzazione è basata in remoto non significa che non debba implementare standard chiari e norme di lavoro per i membri del team. La direzione dovrebbe comunicare obiettivi e aspettative chiave in modo che i nuovi assunti prendano sul serio il loro ruolo e si sentano responsabili.

Anche le funzioni chiave, le quote di output e le regole aziendali dovrebbero essere verbalizzate e documentate in modo che i membri del team sappiano cosa aspettarsi quando partecipano alle riunioni o quando incontrano la direzione.

7. Sottolineare l’importanza della comunicazione

L’ottimizzazione della comunicazione è importante in qualsiasi azienda, ma è particolarmente essenziale per i lavoratori a distanza. Poiché i lavoratori remoti saranno isolati, la direzione dovrebbe sfruttare al massimo i sistemi software di comunicazione e altri strumenti di messaggistica.

Ad esempio, protesti adottare un sistema di messaggistica istantanea che consenta ai dipendenti di parlare tra loro, in gruppo, e quindi caricare/condividere documenti. I dipendenti possono anche utilizzare questi programmi per caricare le informazioni sui profili e un’immagine personale.  Gli strumenti di comunicazione  come e-mail, piattaforme di chat di gruppo, software di videoconferenza, ecc., sono incredibilmente importanti in un ambiente di lavoro remoto. 

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