Perché scegliere un’applicazione per le note spese?

Moltissime aziende compilano le note spese utilizzando Excel ed un processo che potremmo definire come interamente manuale.

Il fatto che questo applicativo sia così largamente usato è dovuto a diversi fattori, tra cui la sua facilità di utilizzo e i suoi costi contenuti.

In realtà, però l’utilizzo di tabelle Excel presenta numerosi svantaggi.

Tra i più comuni:

• l’inserimento manuale dei dati comporta un’elevata probabilità di errori;
• l’inserimento manuale richiede inoltre molto tempo;
• la conservazione dei giustificativi cartacei resta obbligatoria e, in caso di perdite, l’azienda rischia sanzioni più o meno gravi.

Insomma, malgrado la sua apparente convenienza, l’uso di tabelle Excel per compilare la nota spese è un trattamento amministrativo e contabile complesso e «time consuming». Senza dimenticare che è necessario prevedere degli spazi fisici dedicati all’archiviazione, il che ha un costo, sia in termini di gestione degli spazi, sia in termini economici.

Ormai, grazie alla conservazione digitale a norma, però, sempre più aziende scelgono di adottare delle applicazioni per digitalizzare la contabilità aziendale e la gestione della nota spese.

I vantaggi delle applicazioni per le note spese

I benefici delle applicazioni per la gestione della nota spese sono davvero molto numerosi.

La dematerializzazione delle note spese, infatti, permette di guadagnare tempo: le informazioni sono trasmesse immediatamente al reparto contabilità. I dipendenti possono impegnare il tempo risparmiato in altre attività utili all’azienda e il servizio contabilità impiegherà meno tempo per il trattamento, il controllo e l’analisi delle note spese.

Con un’applicazione per la digitalizzazione delle note spese, inoltre, gli errori, la perdita degli scontrini, le imprecisioni o le dimenticanze si riducono drasticamente o si eliminano del tutto.

Questa soluzione non è soltanto più sicura, ma può essere anche integrata con il sistema gestionale e contabile dell’azienda; è inoltre user friendly, dal momento che è pensata espressamente per guidare l’utilizzatore in ogni tappa del processo di compilazione della nota.

Perché un’applicazione dedicata è la soluzione ideale per gestire le note spese

Insomma, dotarsi di un’applicazione per la gestione delle note spese rappresenta oggi la scelta più vantaggiosa per le aziende.

Le migliori applicazioni per la gestione delle note spese offrono diverse funzionalità, sono personalizzabili e facili da usare.

L’applicazione per note spese ideale mette a disposizione degli utenti un processo sicuro e affidabile, un software professionale e politiche tariffarie atte ad evitare ritardi ed errori: permette di semplificare e digitalizzare tutta la gestione legata alla nota spese.

Una volta definite la politica di informazioni obbligatorie e le voci di spesa analizzate, è possibile così ottenere un vantaggio in termini di costi, di tempistiche, di controlli e di riduzione degli errori.

Ancora meglio se l’applicazione prevede anche una versione mobile, che consente di gestire in maniera molto pratica tutte le spese professionali: basta scattare una foto del giustificativo e buona parte del lavoro è fatto!

Allo stesso modo, utilizzando un motore contabile, è possibile gestire le spese dell’azienda, recuperare in modo semplice l’IVA e generare scritture contabili senza reinserimento.

Insomma, con le app per la gestione della nota spese, il futuro è già qui e ha come missione quella di semplificare la vita delle aziende!.