Intervista a Sergio Sioli di SGA Servizi Gestione Archivi: La digitalizzazione on demand

Come state, lei e la sua famiglia?

Sergio Sioli: Bene grazie. Fin da subito abbiamo capito che dovevamo approcciarci in maniera seria e attenta alla pandemia, nel rispetto non solo dei nostri cari ma anche dei nostri collaboratori per garantire loro il diritto alla salute, ma anche la piena occupazione

Ci parli di lei, della sua carriera e di come nasce questa idea imprenditoriale.

Sergio Sioli: La nostra società nasce nel 2003 nel box di casa, come è accaduto per famose realtà note (N.d.R. Disney, Harley Davidson, Hewlett-Packard, Apple, Google, Amazon). Io e il mio socio avevamo una grande esperienza nel campo dei servizi alle imprese e capimmo che, nonostante il mondo andasse verso la digitalizzazione, ci fosse ancora una grande necessità e richiesta di conservazione di documenti fisici. Questi documenti, infatti, sono la storia lavorativa e fiscale delle aziende trasposta su carta. Pensammo che fosse necessario creare un servizio di deposito e gestione archivi in luoghi molto sicuri. Pensi alle società che per decenni hanno stampato su carta i disegni dei propri prodotti e che al momento non hanno ancora avuto modo di digitalizzarli. Queste aziende spesso conservano la loro storia documentale, in ingombranti archivi cartacei che si trovano in ambienti non idonei alla conservazione prolungata nel tempo.

Dal 2003, in pochi anni, procedendo per successivi step e con grandi sacrifici, siamo passati dal box a 8.000 metri quadri di magazzini dedicati al deposito archivi cartacei e ai servizi di gestione digitale della documentazione cartacea dei nostri clienti.

Come innova SGA Servizi Gestione Archivi?

Sergio Sioli: SGA Servizi Gestione Archivi è sempre stata estremamente attenta all’innovazione tecnologica. Fin da subito, la priorità era garantire la miglior protezione fisica dei documenti cartacei, perciò le prime innovazioni sono state guidate da questa esigenza e abbiamo implementato impianti di rilevazione e di spegnimento evoluti, impianti di controllo ambientale e molte tecnologie per la sorveglianza e il mantenimento dell’integrità dei documenti cartacei. Successivamente – ed inevitabilmente – abbiamo sviluppato software di gestione documentale e acquisito hardware (scanner professionali) che ci permettessero di trasformare tutta quella massa di carta in file digitali facilmente consultabili e condivisibili.

In che modo la pandemia da COVID-19 ha colpito SGA Servizi Gestione Archivi e come state affrontando questa crisi?

Sergio Sioli: Come tanti anche noi abbiamo dovuto adattarci rapidamente a lavorare diversamente. Già a Marzo era chiaro che non sarebbe stato più possibile approcciarci ai clienti come di consueto. Per fortuna il buon lavoro fatto prima della pandemia ci ha permesso di mettere molto fieno in cascina, garantendoci il lavoro per tutto il periodo di restrizioni più severe, dandoci anche l’opportunità di seguire con dedizione e concludere molti interessanti progetti in corso.

Avete dovuto prendere decisioni difficili? E quali sono le lezioni apprese?

Sergio Sioli: No non direi decisioni difficili. Semplicemente scelte coerenti al nostro modo di essere: abbiamo deciso di non lasciare in dietro nessuno con un occhio di riguardo ai collaboratori e ai fornitori. Durante il 2020 in piena pandemia abbiamo deciso di investire sul personale assumendo due nuove risorse. Quello che abbiamo imparando è che bisogna rispondere alle difficoltà con fiducia nelle proprie capacità, guardando avanti e procedendo con decisione.

Come gestite lo stress e l’ansia in questo periodo di emergenza sanitaria e come proiettate, voi stessi e SGA Servizi Gestione Archivi nel futuro?

Sergio Sioli: Lo stress lo abbiamo gestito intensificando il lavoro e concentrandoci su progetti esistenti e nuovi. La consapevolezza che non potevamo – né dovevamo – fermarci e la chiara visione che il nostro lavoro sarebbe stato di grande supporto a tutti quei clienti che non potevano più accedere ai loro documenti nei propri uffici ci è stato di grande aiuto.

Chi sono i vostri competitor e come pensate di superare la concorrenza?

Sergio Sioli: In Italia i nostri competitors sono principalmente grandi aziende della logistica documentale. Pensiamo nel corso degli anni di esserci ricavati una nicchia di clienti che hanno scelto un servizio sartoriale e personalizzato di altissimo livello nel mondo della gestione e deposito archivi, dove i documenti di grande valore intrinseco siano conservati in strutture con il massimo della sicurezza e che quando necessitino di consultare i propri documenti abbiano un riscontro preciso e veloce.

Le sue considerazioni finali su questa emergenza?

Sergio Sioli: La pandemia ha cambiato radicalmente il modo di lavorare e non tutte le aziende torneranno ai processi preesistenti. Sappiamo di alcuni clienti che hanno trovato nello smart-working una modalità più congeniale alla loro attività e che probabilmente non torneranno più ad occupare i loro uffici fisicamente, anche per ottenere importanti risparmi di struttura.

In quest’ottica un servizio come quello offerto da SGA Gestione e Deposito Archivi che è in grado di ricevere, conservare e gestire ingenti quantità di documenti anche con le nuove tecnologie di data mining e consultazione da remoto, potrebbe diventare sempre più importante. Probabilmente nel prossimo futuro la necessità di contenimento dei costi per le aziende non permetterà di impegnare grandi budget per la digitalizzazione integrale di archivi cartacei e quindi un servizio come il nostro – mi riferisco alla digitalizzazione on demand, in cui vengono digitalizzati solo i documenti necessari al loro utilizzo in deposito presso le nostre strutture – permetterà di traghettare i clienti verso l’era digitale a costi assolutamente contenuti e competitivi.

Link utili:

www.sgaservice.com