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Dove archiviare i documenti dei dipendenti?

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Nel corso del tempo, dopo anni di lavoro, è normale accumulare buste paga, documenti d’identità, certificati, attestati e altri documenti del personale, e diventa sempre più importante poterli archiviare nel modo più razionale e comodo possibile affinché sia possibile averlo disponibile al bisogno rapidamente.

Per evitare di ritrovarsi in breve tempo con una pila di carta sulla scrivania o nei cassetti, è utile archiviare i documenti in modo da averli reperibili quando è necessario. Oggi, grazie al concetto della dematerializzazione è possibile affidarsi a strumenti digitali e alternativi alla carta che permettono di conservare tutto perfettamente a norma di legge.

Dove archiviare i documenti?

Prima di tutto è necessario ricordare come la gestione documentale e la successiva conservazione sostitutiva o archiviazione, che sia essa cartacea o digitale, necessitino di tempo e precisione per organizzare i documenti. Inoltre, è fondamentale verificare che, a prescindere dallo strumento, i dati e le informazioni aziendali rimangano riservati e archiviati in modo sicuro, protetto e non accessibile a estranei.

Insomma, archiviare i documenti e le informazioni è un’azione che richiede un certo impegno e, più tempo si dedica in fase di preparazione e di organizzazione meno tempo sarà necessario in un secondo momento per recuperare dati o catalogare nuovi documenti.

Scopriamo allora quali strategie e strumenti è necessario conoscere per ottimizzare e rendere più efficiente questa mansione.

       1. Archivio Cartaceo

Come abbiamo già detto, è possibile creare un archivio cartaceo dove immagazzinare tutti i documenti prodotti ma in questo modo ci ritroveremmo con pile di documenti: un tempo esistevano vere e proprie sale archivio dove custodire i documenti con il rischio di perderli a causa dell’usura. In questo modo inoltre si perdono i vantaggi che offre la tecnologia come la riduzione dell’uso della carta e dei costi, la necessità di minor spazio fisico per l’archiviazione, la rapida reperibilità dei documenti oltre che la sicurezza della conservazione digitale.

       2. Cloud

Un’alternativa è quella di archiviare documenti su un cloud dedicato, cioè una piattaforma online dove poter salvare i dati sui server aziendali.

In questo modo è possibile reperire i dati rapidamente dove e quando vogliamo semplicemente collegandoci alla rete internet da un dispositivo come tablet, computer o cellulare aziendale.

Alcune aziende utilizzano soluzioni ad hoc o server propri, altri si affidano a cloud come Google o Microsoft.

       3. Software per la gestione documentale

Se state pensando quindi come archiviare i documenti, è efficace l’utilizzo di un software per la gestione documentale specifico ovvero un sistema informatico apposito dedicato alla gestione, archiviazione ed eventuale condivisione di documenti e file tra i dipendenti, le risorse umane e l’amministrazione aziendale.

Un sistema di gestione documenti consente di ottimizzare tempi, costi e spazi di un’attività aziendale necessaria ma che può sottrarre molte risorse ed energie ai dipendenti e all’amministrazione; grazie a questi software, spesso utilizzabili sia da desktop che tramite app dedicata, avremo uno strumento semplice, immediato e integrato con lo smartphone e il computer per ricevere notifiche e caricare file con un clic.

 

Kossi Adzo is the editor and author of Startup.info. He is software engineer. Innovation, Businesses and companies are his passion. He filled several patents in IT & Communication technologies. He manages the technical operations at Startup.info.

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