Dove archiviare i documenti dei dipendenti?

Nel corso del tempo, dopo anni di lavoro, è normale accumulare buste paga, documenti d’identità, certificati, attestati e altri documenti del personale, e diventa sempre più importante poterli archiviare nel modo più razionale e comodo possibile affinché sia possibile averlo disponibile al bisogno rapidamente.

Per evitare di ritrovarsi in breve tempo con una pila di carta sulla scrivania o nei cassetti, è utile archiviare i documenti in modo da averli reperibili quando è necessario. Oggi, grazie al concetto della dematerializzazione è possibile affidarsi a strumenti digitali e alternativi alla carta che permettono di conservare tutto perfettamente a norma di legge.

Dove archiviare i documenti?

Prima di tutto è necessario ricordare come la gestione documentale e la successiva conservazione sostitutiva o archiviazione, che sia essa cartacea o digitale, necessitino di tempo e precisione per organizzare i documenti. Inoltre, è fondamentale verificare che, a prescindere dallo strumento, i dati e le informazioni aziendali rimangano riservati e archiviati in modo sicuro, protetto e non accessibile a estranei.

Insomma, archiviare i documenti e le informazioni è un’azione che richiede un certo impegno e, più tempo si dedica in fase di preparazione e di organizzazione meno tempo sarà necessario in un secondo momento per recuperare dati o catalogare nuovi documenti.

Scopriamo allora quali strategie e strumenti è necessario conoscere per ottimizzare e rendere più efficiente questa mansione.

       1. Archivio Cartaceo

Come abbiamo già detto, è possibile creare un archivio cartaceo dove immagazzinare tutti i documenti prodotti ma in questo modo ci ritroveremmo con pile di documenti: un tempo esistevano vere e proprie sale archivio dove custodire i documenti con il rischio di perderli a causa dell’usura. In questo modo inoltre si perdono i vantaggi che offre la tecnologia come la riduzione dell’uso della carta e dei costi, la necessità di minor spazio fisico per l’archiviazione, la rapida reperibilità dei documenti oltre che la sicurezza della conservazione digitale.

       2. Cloud

Un’alternativa è quella di archiviare documenti su un cloud dedicato, cioè una piattaforma online dove poter salvare i dati sui server aziendali.

In questo modo è possibile reperire i dati rapidamente dove e quando vogliamo semplicemente collegandoci alla rete internet da un dispositivo come tablet, computer o cellulare aziendale.

Alcune aziende utilizzano soluzioni ad hoc o server propri, altri si affidano a cloud come Google o Microsoft.

       3. Software per la gestione documentale

Se state pensando quindi come archiviare i documenti, è efficace l’utilizzo di un software per la gestione documentale specifico ovvero un sistema informatico apposito dedicato alla gestione, archiviazione ed eventuale condivisione di documenti e file tra i dipendenti, le risorse umane e l’amministrazione aziendale.

Un sistema di gestione documenti consente di ottimizzare tempi, costi e spazi di un’attività aziendale necessaria ma che può sottrarre molte risorse ed energie ai dipendenti e all’amministrazione; grazie a questi software, spesso utilizzabili sia da desktop che tramite app dedicata, avremo uno strumento semplice, immediato e integrato con lo smartphone e il computer per ricevere notifiche e caricare file con un clic.