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Software EDM: uno strumento essenziale per il tuo business

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La dematerializzazione dei documenti richiede l’utilizzo di software EDM nelle aziende. Ecco tutto ciò che devi sapere!

Cos’è l’EDM

All’interno dell’ufficio tecnico di un’azienda i documenti tecnici possono venire gestiti tramite un database con un’interfaccia grafica che permetta all’utente di eseguire alcune operazioni utili e spesso ripetitive. L’EDM o TDM serve proprio a questo: di solito si tratta di una applicazione software in grado di gestire un archivio comune a più utenti, od anche ad un solo utente che necessiti di particolari condizioni di ordine e gestione dei file, come quelli necessari al corretto utilizzo di CAD 3D.

L’EDM vede archiviati al suo interno solitamente i soli documenti tecnici, disegni e modelli 3D, al massimo legati a documenti diversi con un collegamento di riferimento; l’EDM gestisce quindi gli accessi all’archivio, la ricerca e la riproduzione controllata di diverse quantità di documenti correlati (ed è spesso una versione “alleggerita” del Product Data Management (PDM).

Come scegliere il software EDM giusto per la tua azienda?

Il software EDM è una risposta efficace alle esigenze di dematerializzazione, digitalizzazione e gestione documentale all’interno di un’azienda.

Nonostante sia un termine già abusato e uno strumento a disposizione di tutti, ne esistono di vari tipi e molti elementi sono da considerare per acquisirlo.

Questo articolo presenta i vantaggi del software EDM e i criteri per una scelta ideale.

Software EDM: principio e vantaggi

Il software Electronic Document Management (EDM) è un sistema che consente alle aziende di gestire al meglio tutti i documenti relativi alla loro esistenza e funzionamento.

Che si tratti quindi di fatture, lettere, contratti o documenti relativi ai vari rami di operatività dell’azienda, il software si dimostra in grado di digitalizzare e strutturare il tutto.

Come funziona

Un Software EDM funziona su un unico principio: indicizzare e classificare i file. Ciò è possibile grazie alla struttura ad albero dinamica e intelligente integrata in esso. Pertanto, il software è responsabile dell’organizzazione e della semplificazione dell’ambiente documentale dell’azienda.

Vantaggi

La gestione elettronica dei documenti offre molteplici vantaggi all’azienda che la utilizza. È infatti utile in:

  • La reception ;
  • Il disco;
  • La classificazione;
  • Il backup;
  • Diffusione;
  • La condivisione;
  • Ricerca di tutti i documenti di un’azienda.

Inoltre, ci sono altri privilegi associati alla scelta del software EDM. In particolare, possiamo distinguere la capacità di verificare, convalidare e proteggere i documenti.

Il criterio di scelta ideale

Come detto in precedenza, esistono diversi software per la gestione elettronica dei documenti. Tuttavia, sono classificati in due categorie principali che sono: software open source e software in modalità SAAS (software as a service).

Sebbene il software SAAS sia il più popolare sul mercato, ci sono alcune cose da considerare prima di scegliere quello giusto per la tua attività.

Caratteristiche desiderate

I ruoli che il software svolgerà per la tua azienda non saranno gli stessi dei ruoli che svolgerà per un’altra azienda. Pertanto, è necessario definire sulla base dell’esistente, dei bisogni e degli obiettivi.

Sicurezza

La sicurezza dei dati aziendali rimane la prima preoccupazione dei designer e dovrebbe essere tua al momento dell’acquisto. È come controllare nel software la disponibilità delle opzioni di sicurezza di cui hai bisogno per la tua azienda.

Facilità d’uso

Prendere in considerazione la facilità d’uso del software al momento dell’acquisto significa considerare la natura semplice e intuitiva del software per quanto riguarda la sua gestione da parte dei dipendenti. Inoltre, c’è compatibilità con il tuo sistema IT e flessibilità di fronte ai cambiamenti.

Accessibilità

Anche la modalità di accesso alla soluzione EDM è un aspetto da tenere in considerazione. Questa è un’opzione che generalmente non è un problema con il software in modalità SAAS, ma l’archiviazione dei dati non deve essere trascurata ed è importante sapere dove si trova il database.

Il costo

Penultimo aspetto, il costo del software va tenuto in considerazione tenendo presente che si tratta di un investimento. Oltre al costo di acquisto, ci sono le spese inerenti alla conservazione e agli aggiornamenti.

La durata

Infine, è importante prestare attenzione alla durata della vita dell’editore del software con

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